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2015年自考写作(一)考点:公文的格式规范

2015年06月18日    来源:自考365   字体:   打印

  公文格式指机关常用公文正本的构成要素和文面格式,具有规范性和稳定性。根据 《条例》、《国标》规定,公文正本的各要素及其位置安排与制作要求都是确定的,不能随意增删。其中《条例》列举18项要素。《国标》则规定了各要素的排列位置及字体、字号等。

  《国标》将公文的文面格式分为版头、主体、版记三个部分。版头部分,包括公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等构成要素。主体部分,与版头之间以一条红色分隔线隔开,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章和附注等。版记部分包括抄送机关、印发机关和印发时间、页码等。

  不同公文视文种和内容的不同,要素构成也有所不同。例如上行文版头部分须有签发人,下行文及平行文则无;涉密公文要标注秘密等级及保密期限,普通公文则不必标注;有抄送单位的公文,版记部分须有抄送栏,没有抄送单位,则无须设置。但诸要素中,发文机关标志、发文字号、公文标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文曰期和印章、印发说明等是一般公文的固定组成部分,除特定公文外都必须具备。公文格式各要素的使用规范详见《条例》、《国标》等文件规定,不一一论述,这里仅就一般公文的固定组成部分,稍加阐述。

  发文机关标志,由发文机关全称或规范化简称加“文件”构成。例如:“中共中央文件”、“国务院办公厅文件”、“XX人民政府文件”等。也可以直接使用发文机关全称或规范化简称。

  发文字号是发文机关编排的文件代号,一份公文只有一个代号,由发文机关代字、年份、发文顺序号三部分构成。机关代字是机关名称的简缩语和一个“发”字,一般只有两三字,精炼、集中,能够明确地指代该机关。例如国务院文件的机关代字中“国”代表“国务院”,“国办”代表“国务院办公厅”。年份即发文的年度,用阿拉伯数字标注,并置于六角形括号〔〕中,位于机关代字和序号之间。序号用于标注该年份内发布公文的序数,不加“第”,不编虚位(即1不编为01)。例如“国发〔2010〕9号”,代表国务院2010年第9号发文。此外,同一地区(县、市),不能有重复的发文字号。

  公文标题由发文机关名称、事由、文种三个要素构成,应简洁、明确,使人一目了然。事由部分要能够概括公文的主要内容,前面通常要加介词“关于”。为了阅读和管理,公文标题一般要求三要素齐全。例如:《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》。在实际运用中,也有省略的情况:省略机关的,如《关于核准X X年一季度油品价格的批复》;省略事由的,如《国务院办公厅公告》。机关、事由同时省略的,例如机关内部的通知、通告、法院公告等只用文种作为标题。这类公文多是公布性公文,面向对象明确的或范围广大的群体。公文标题省略情况并非随意的,任何情况下,都不得省略文种。而标题完整会使公文更为庄重、严肃,也便于受文机关引用。

  主送机关,也称受文对象,是公文的主要受理机关。下行文除批复外,一般有多个受文对象,通常使用统称,如:“各乡、镇人民政府”,“各市(州)人民政府,省级各部门”。上行文一般只有一个主送机关,应使用单位全称或规范化简称。有些公文是面向社会公众发布,知照全体社会或全体民众,如公告、通告及一些条例、规定等,没有必要再写受文对象。有的公文则是在单位内部使用,受文对象明确,也可不写。如一些单位内部的通知、决定等。

  正文是公文的主体部分,承载公文的具体内容,体现发文的根本意图,是公文的核心所在。其基本结构为:导语——主体——结语。导语部分简要说明制文的根据、目的或者原由。通常使用“据”、“根据”、“按照”、“为”、“为了”等词语开头。主体是公文正文最重要部分,是公文所要表达的主要问题及主张。因具体公文写作对象、目的及文种不同,其写作内容和要求也各不相同,没有固定的模式可借鉴。但总的来说,主体部分都应表述简洁准确,主旨突出,层次分明,结构严谨。结语是正文的结尾,应言尽意止,自然结篇。不能拖泥带水,更不能“言有尽而意无穷”。各种公文一般都有与之适应的习惯性结语,应根据行文关系、行文目的及文种选用或写作结语。

  成文日期,是公文形成的时间,即公文由会议通过或者发文机关负责人签发的日期。要注意的是,联合行文的公文以最后签发机关领导人的签发时间为准。成文日期书写使用阿拉伯数字,年份应标全称,月、日不编虚位(如不编为01)。

  发文机关署名及印章,发文机关应署全称或者规范化简称,并加盖发文机关印章。印章要求与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。例如一些通告、公报等。联合行文时一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切。

  抄送机关指的是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机 关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如果主送机关太多,需要移至版记,要将 “抄送” 二字改为“主送”。既有主送机关又有抄送机关时,将主送机关置于抄送机关的上一行,二者之间不加分隔线。

  印发机关不是指公文的发文机关,而是负责公文印制的主管部门,一般是各机关的办公厅(室)或文秘部门。印发日期使用阿拉伯数字标注,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发” 二字。

  公文写作的格式规范反映了公务处理过程中的实际需要,它便于加强公文自身的管理,发挥公文的作用,更有利于提高办公的效率。

  此外,本单元所举实例,主要是为了学习公文正文部分的写作。本书编写时,新《条例》和《国标》刚刚实施(2012年7月1日〕,因此,本单元所举实例还会涉及过去的公文,有些格式上的不同,并非错误,而是所依文件不同的缘故。特别是公文的成文日期的书写方式,有很大的不同。按照1999年的国家标准,成文日期要用汉字标注,“零”字一律写成“〇”,而2012年的新国标则要求一律写成阿拉伯数字,例如,过去的成文时间“二〇一二年十月十二日”,现在要写成:2012年10月12日。希望大家在学习时不要误解。

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