第四节   预付账款与其他应收款的核算

　　一、预付账款的核算

　　预付账款是企业按照购货合同规定，预先支付给供货单位的货款，预付账款与应收账款都属企业的短期债权，但应收账款是企业应收的销货款，即应向购货单位收取的款项；而预付账款是企业的购货款，是预先付给供货方客户的款项。因此，二者应当分别设置科目。

　　1、核算使用的主要科目

　　为了反映和监督预付账款的支出和结算情况，企业应设置“预付账款”科目，以进行总分类核算，同时，还应对预付账款按供货单位的名称设置明细科目，进行明细分类核算。“预付账款”科目属于资产类科目，核算企业按照购货合同规定预付给供货单位的货款。其借方登记企业预付给供应单位的款项，贷方登记企业收到所购物品应结转的预付货款，期末余额如在借方，反映企业实际预付的款项；期末如为贷方余额，反映公司尚未补付的款项。预付款项情况不多的公司，也可以将预付的款项直接记入“应付账款”科目的借方，不设本科目。

　　2、预付账款的主要账务处理

　　企业预付的款项，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目。收到所购物资时，根据发票账单等列明应计入购入物资成本的金额，借记“原材料”、“库存商品”等科目，按专用发票上注明的增值税，借记“应交税金——应交增值税（进项税额）”科目，按应付金额，贷记“预付账款”科目。补付的款项，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；退回多付的款项，借记“银行存款”科目，贷记“预付账款”科目。

　　[例17]某企业定购一批原材料，向供货方预付材料款共10000元，编制会计分录如下：

　　借：预付账款 10000

　　贷：银行存款 10000

　　收到材料和专用发票时，全部货款为20000元，增值税专用发票上注明的增值税额为3400元，应补付13400元，编制会计分录如下：

　　借：原材料 20000

　　应交税金——应交增值税（进项税额） 3400

　　贷：预付账款 23400

　　补付的货款：

　　借：预付货款 13400

　　贷：银行存款 13400

　　二、其他应收款的核算

　　其他应收款是指除应收账款、应收票据和预付账款以外，企业应收、暂付其他单位和个人的各种款项。其他应收款包括的内容主有：应收的各种罚款，应收出租包装物押金，应收、暂付上级单位属单位的款项，应收的各种赔款，应向职工收取的各种垫付款拨给职能科室、车间、部门和职工的备用金等。

　　1、核算使用的主要科目

　　为了反映和监督其他应收款的结算情况，企业应设置“其他应收款”科目，以进行总分类核算。“其他应收款”科目属于资产类科目，它核算企业除应收账款、应收票据及预付账款以外的其他各种应收、暂付款项。其借方登记企业所发生的应收未收的赔款、罚款、租金，以及支付备用金等各种应收、暂付款项；贷方登记收回应收、暂付款项或单位、个人报销预支款项；期末余额在借方，表示应收未收的各项其它应收款，并在编制资产负债表时，将其余额列示于其他应收款项目中。

　　“其他应收款”科目还应按项目分类并按不同债务人设置明细科目，以进行明细分类核算。

　　2、其他应收款的主要账务处理

　　当企业发生应收未收的赔款、罚款、租金，以及支付备用金、包装物押金等其他各种应收、暂付款项时，借记“其他应收款”科目，贷记有关科目；收回应收、暂付款项或单位、个人报销预支款项时， 借记有关科目，贷记“其他应收款”科目。

　　[例18]职工李××于3月10日借差旅费3000元。公司应编制如下会计分录：

　　借：其他应收款——李×× 3000

　　贷：现金 3000

　　[例19]承例18，职工李××于3月25日报销差旅费2400元并交回余款600元。公司应编制如下会计分录：

　　借：管理费用 2400

　　现金 600

　　贷：其他应收款——李×× 3000

　　为了满足企业内部各单位日常小额零星开支的需要，并简化核算手续，可建立定额备用金制度加以控制。所谓定额备用金制度，是指企业的会计部门协同使用备用金的单位，根据日常零星开支的需要，事先核定备用金定额，由使用备用金单位填制借款单，一次领出现金（或现金支票），报销时由会计部门根据审核后的报销凭证，用现金（或现金支票）补足备用金定额。实行定额备用金制度的企业，会计部门拨付备用金时，借记“其他应收款”科目，贷记“现金”或“银行存款”科目。

　　根据报销金额补足备用金定额时，借记有关科目，贷记“现金”或“银行存款”科目，报销数和拨补数都不再通过“其他应收款”科目核算。如果企业认为备用金没有继续设置的必要而予以取消时，应借记“现金”、“银行存款”、“管理费用”等科目，贷记“其他应收款”科目。

　　[例20]某企业实行定额备用金制度，月初行政科领取备用金3000元，月末行政科报销日常开支1800元，编制会计分录如下：

　　预付备用金时：

　　借：其他应收款 3000

　　贷：现金 3000

　　报销并补足备用金定额时：

　　借：管理费用 1800

　　贷：现金 1800

　　如果该企业认为行政科的备用金没有继续设置的必要而予以取消时，该部门应在报销的同时交回剩余的备用金，编制如下会计分录：

　　借：管理费用 1800

　　    现金 1200

　　贷：其他应收款 3000