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自考“公文写作与处理”简答题(11)

2007-11-21 16:12   【 】【我要纠错

    第十一章 公文办理程序

    (收文:签收、拆封、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办)

    (发文:拟稿、审核、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发)

    什么是公文办理程序:

    就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

    收文办理有哪些程序:

    1.签收、拆封和登记。

    2.分发与传阅。

    3.拟办、批办与承办。

    4.催办、查办与注办。

    发文办理各有哪些程序:

    1.拟稿、审核与签发。

    2.核发、缮印与校对。

    3.用印、登记与分发。

    签收公文要注意哪些问题:

    1.查清信封或封筒的收文机关名称。

    2.查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致。

    3.查清文件封口是否破损。

    4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

    公文的传阅应当注意哪些问题:

    1.传阅的顺序,一般应先给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读,然后送其他有关需要阅知的对象。

    2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递,这种传阅文件的广告称为“轮辐式”传阅。

    3.在传阅过程中或传阅完毕后,文书人员要及时对文件进行检查,发现有领导批示时,要按批示意见进行处理。

    4.每份传阅文件,都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。

    承办公文要注意哪些问题:

    1.对有领导具体批示意见的公文,一定要认真领会领导的指示精神,按照领导的意图办理复文。

    2.对没有领导签署批办意见的公文,应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例,酌情办理。

    3.对领导批办要求本部门牵头其他部门或单位联合办理的公文,本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会商,并由本部门和有关部门负责人签名后,再报请机关领导审批。

    4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时,承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考。

    催办工作应当注意哪几点:

    1.要明确催办范围。

    2.要将催办落实。

    3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。

    签发公文应当注意哪些问题?

    1.机关领导在签发公文时,必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发,不可越级签发公文。

    2.以机关内某个部门名义的发文,可由部门负责人签发。

    3.签发人在签发文件时,必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改,对其所签发的公文内容和文字的正确性应负完全责任。

    4.文件经签发人审批同意发出时,签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样,并签暑全名,注明年月日。

    5.几个机关或部门的联合发文,一般应由主办该公文的单位负责,送请有关联署机关或部门的领导人会签。

    公文在用印要注意哪些问题:

    1.必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据,经核对无误后始得用印。

    2.要端正、清晰,不得模糊歪倒。

    3.两个以上的机关或部门的联合下发的公文,各机关部门都要加盖印章。

    4.公文用印要与制发公文的机关、部门或单位相一致。

    5.公文用印要核实份数,超过份数的不能盖印。

    公文在封发环节要注意哪些问题:

    1.文件分装之前,先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等,然后按发送份数进行分类。

    2.收文机关的邮政编码地址、名称要在发送文件的信封上写准确。

    3.发文如系密件、急件、亲启件、凡文稿上没有注明的,须分别注明。

    4.文件装封后,应及时发送。

    5.会议发放的文件,凡允许与会人员带回的,也要履行签字手续。

    为什么以说拟办是收文处理的一个重要环节:

    因为它是秘书部门实现“四个转变”,在办文办事中出谋献策,变被动服务为主动服务,发挥参谋助手作用的具体体现。

    为什么说承办是公文处理工作的一个重要环节:

    问题如何解决,公文办理是否及时,就在承办这个关键性环节上,它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

    机关收关的主要来源有哪些:

    1.机要交通送来的机要件。

    2.邮局送来的挂号函件和电报。

    3.外机关和部门直接送来的文件材料。

    收文登记的范围有哪些:

    1.上级机关文件。

    2.下级机关文件。

    3.重要的带有密级的刊物、资料。

    4.其他机关商洽问题和需要答复的文件。

    5.上级机关如开会议印发的会议文件材料。

    收文登记的作用是什么:

    1.便于管理和保护文件,防止积压和丢失。

    2.便于检查和检索文件。

    3.便于的统计和催办工作。

    4.作为核对与交接文件的凭据。

    收文登记有哪几种形式?各有哪些优点:

    1.簿册式登记。容易保存,适宜按时间顺序进行登记。

    2.联单式登记。可以减少重复登记的某些项目,简化登记手续。

    3.卡片式登记。能适应使用和管理文件的需要,在卡片盒里灵活地进行分类排列。

    怎样做好公文的拟办工作:

    1.拟办之前,要认真研究公文的内容和发文机关的要求。

    2.要清楚地掌握有关政策和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定。

    3.要熟悉业务。要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况。

    4.拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响。

    5.拟办意见不是具体的承办计划或方案,文字要简明扼要。

    简述公文批办的作用:

    在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文,掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。

    简述公文批办的主要内容:

    1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

    2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人,规定承办的时限。

    3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的,必须指出主办单位和主办人,以便承办单位和承办人员具体执行。

    4.各项批办意见,均应郑重地填写在《公文处理单》的“批办意见”栏目内,并签署批办人姓名和批办日期。

    注办一般包括哪些内容:

    1.一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注明阅毕的日期。

    2.需要办理复文的文件,办完后要注明“已复文”,并注上复文的日期和文号。

    3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等,并由承办人签字。

    4.不需复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。

    催办工作有几种情况:

    1.对内催办。

    2.对外催办。

    试比较公文催办与查办工作的区别:

    1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查;而催办则是文书部门的一项例行性工作。

    2.查办的问题要进行查办立项,查办的实质是督促检查,限期落实,是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段;而催办一般只是限于了解是否已经办理。

    为什么要履行注办手续:

    便于公文的整理和日后的查考。

    公文审核的重点是什么:

    是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合使用规定。

    简述公文审核中“六查”的主要内容:

    1.查是否需行文,以什么名义行文。

    2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是致,与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。

    3.查要求和措施是否明确具体,切实可行。

    4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

    5.查文字表述是否准确、简练、条理清楚,标点使用是否正确,文字书写是否规范。

    6.查公文格式是否符合规定。

    为什么说签发是公文形成的关键性环节:

    签发公文是机关领导人行使职权的一个重要表现,是一件极其严肃的事情。

    简述核发公文的内容与要求:

    1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批。

    2.文稿中的人名、地名、时间、数字等是否符合规定。

    3.编排发文字号。

    4.对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。

    5.确定分送单位和印制份数。

    缮印有哪些要求:

    1.要忠于原稿,不允许随意改动原稿的文字、标点等。

    2.要做到文字准确无误,设计美观大方。

    3.要尽量避免末而无正文的现象。

    4.要注意保密,不能让外人随便翻阅文稿和印刷的公文。

    5.要建立登记制度。

    校对公文各有哪些要求:

    1.必须以原稿为准。

    2.原则上应当实行双人对制。

    3.发现的错字、漏字等,须以醒目的色笔和统一的校对符号标明。

    4.校对完毕后,应对文件的格式、文头文尾等作全面复查。

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