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自学考试“检索”复习资料(六)

2007-04-25 15:15   【 】【我要纠错

  第六章档案著录

  单选:

  1、档案著录是指在编制目录时,对档案的内容和形式特征进行分析,选择和记录的过程。

  2、档案著录的结果是档案条目。

  3、档案著录工作的作用,其中最主要的是检索作用。

  4、从计算机检索来看,档案查找是通过对数据库的搜索实现的。

  5、著录和标引工作的质量对于档案的检索效率具有重大影响。

  6、1985年我国制订并颁布了国家标准<<档案著录规则>>.

  7、国家档案局于1999年以行业标准发布新版的<<档案著录规则>>.

  8、<<档案著录规则>>第一版是依据国家标准<<文献著录总则>>的原则,结合我国档案的特点和档案工作的实际情况制订的。

  9、<<档案著录国际通用标准>>是由国际档案理事会与联合国教科文组织协议成立的国际档案理事会著录标准特别委员会制订的。

  10、文件编号项\时间项\载体形态项\排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。

  11、并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名,并列题名前加“二”。例:天津=tianjin

  12、责任者只有一个时照原文著录,其前加“/”号。

  13、密级是指文件的机密程度,密级依GB7156-87<<文献保密等代码>>划分为6个级别。P107

  14、决议、决定、命令、规程、规范、条例等法规性文件,著录时间通过或发布时间。工程施工图\产品加工图\著录时间:设计时间、竣工图、著录时间、绘制时间

  15、提要在附注之后另起一段空两格著录,一般不超过200字。

  多选:

  1、内容特征,是指对档案主题的揭示,表示为档案的分类号\主题词\摘要等记录项。

  2、档案著录工作的作用用:A凳记B介绍、报道C交流D检索。

  3、档案检索的第一阶段是存储,即将表达档案特征和具有检索意义的标识加以记录并组织起来形成手工检索工具或计算机数据库。

  4、<<档案著录规则>>在我国具有较强的通用性,适用于各类档案的著录,机关档案室和档案馆的著录文书档案、科技档案以及其他专门档案时均可按照这个标准著录。

  5、正题名,第一责任者,时间\分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为主要著录项目,其余为选择著录项目。

  6、<<档案著录规则>>规定,一般使用段落符号式的条目格式,实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。

  7、单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾,一个或一组案卷著录时主要依据卷封面\卷内文件目录、备考表等。

  8、题名包括:A正题名B并列题名C副题名及说明题名文字。

  排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项,该项包括分类号,档案馆代号,档号、电子文档号,缩微号、主题词或关键词六个项。

  简述、论述

  一、简述档案著录工作的基本要求?

  答:(1)准确性,即著录结果全面\客观\准确地揭示档案的内容特征和形式特征。力求使应该著录的项目无*漏,无差错,避免将错误的信息存入检索系统。

  (2)规范化,即推行标准化著录,按照统一规定的著录项目,著录格式,标识符号,著录项目细则进行著录。

  二、说明<<档案著录规则>>规定的基本著录项目有哪些?

  答:(1)题名与责任说明项。包括正题名\责任者等。六个小项。

  (2)稿本与文种项,包括稿本\文种两个小项。

  (3)密级与保管期限项。包括密级保管期限两个小项。

  (4)时间项。

  (5)载体形态项,包括载体类型,数量及单位\规格三个小项。

  (6)附注与提要项。包括附注和提要两个小项。

  (7)排检与编号项。包括分类号档案馆代号\档号\电子文档号\缩微号主题词或关键词六个小项。

  三、试述如何选择档案著录的级别?

  答:(1)按照<<档案著录规则>>的规定,档案著录的对象可以是单份文件,一组文件、一个案卷或一组案卷,从而使著录级别分为文件级\文件组合级和案卷组合级。

  (2)一般说来,著录级别比较低时,检索深度较好,但著录工作量,速度较慢;反之,著录级别比较高时,速度可以加快,但检索深度不够理想。

  (3)文件级著录以单份文件为对象,即一文一卡。这种著录能全面地反映每一份文件的特征。专指性强。可达到较高的检索深度,但著录工作量大。

  (5)案卷级著录以卷为对象,即一卷一卡。这种著录具有一定的概括性,但难以满足对于检索深度有较高要求的检索要求。

  (6)文件组合级著录,可达到既不影响检索深度,又相对减少著录工作量提高著录速度的效果。

  (7)在选择著录级别时,首要的问题是要保证适当的检索深度,在此基础上力求减少不必要的重复劳动。一般说来,机关档案室\综合性档案馆的著录应以文件级著录为主,辅之以案卷级\文件组合级和案卷组合及的著录。

  四、著录与立卷归档同步完成的流程及其好处?

  答:(1)、①各机关在形成文件时,由撰稿人对文件进行主题标引,以揭示文件主题。

  ②对需要审核的稿件,核稿人应同时对标引主题词给以审核。

  ③将主题词印制在文件上。

  ④将机关收发文登记与著录合为一体。

  ⑤立卷时检查文件处理阶段著录的内容是否正确,对未著录的文件进行著录,将著录结果与案卷一并归档。

  (2)实行档案著录与归档同步完成的好处是:第一,可及时保证档案著录工作的完成。第二。有助于保证档案著录的质量。第三;在机关完成档案的著录工作,可使本机关及时利用其著录成果编制检索工具,改善机关档案检索系统并为机关档案检索的自动化奠定基础。

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