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自考“企业档案管理”笔记(第八章)

2007-02-06 15:35   【 】【我要纠错

  第八章 企业档案利用服务

  1.简答企业档案利用服务的内容?

  答:企业档案利用服务的内容主要是:熟悉本企业档案资源的内容成分,了解企业的业务活动及业务流程,掌握用户对企业档案信息的需求,通过档案咨询和接待等项服务工作,把经筛选鉴别、加工整序、编目汇纂出来的档案信息提供给企业人员,满足其利用需要。

  2.企业档案利用服务的要求?(也多选)

  答:(1)主动服务

  (1) 有针对性地服务

  (2) 多元化服务

  (3) 及时服务

  (4) 社会化服务

  (5) 保证企业档案信息的安全

  3.企业档案信息的安全,提供利用服务时,对下面两个因素,须采取分别对待原则,进行严格的控制:(也多选)☆

  (1)企业档案信息内容(2)企业档案用户

  4.对于有机密性的企业档案的提供利用,应对用户的利用权限予以控制,主要措施是:

  A内外有别

  B上下有别

  5.企业档案价值是由企业档案自身和企业档案用户两方面的因素决定的。(A)

  A企业档案形成时间

  B企业档案用户

  C典型性

  D企业档案管理

  6.企业档案用户需求,决定着企业档案开发利用的活动规律。(C)

  A整理工作

  B收集工作

  C开发利用

  D鉴定工作

  7.企业档案工作者在熟悉馆(室)藏的基础上,还应了解企业档案用户的需求特点,以便提高服务的主动性、针对性和及时性。

  8.从利用行为发生与否看,企业档案用户分为潜在用户和现实用户。

  9.从用户的范围看,企业档案用户分为内部用户和外部用户两种。

  10.从利用频率看,企业档案用户分为基本用户和随机用户。

  11.从用户的职能看,企业档案用户分为计划决策人员、基层管理人员、科研人员、工程技术人员等。

  12.简:企业档案用户调研工作的特点?☆

  答:用户调研工作的特点,一方面,其研究范围相对固定,对一个企业来说,主要的档案用户是企业内部成员,且需求相对稳定;另一方面,与用户沟通更为方便。

  13.在熟悉库藏的基础上,还要了解用户需求特点,以便提高(ACE)性。

  A主动性

  B严肃性

  C针对性

  D多功能性

  E及时性

  14.简答企业档案需求的层次?

  答:对企业档案及其利用服务的需求包括显在需求和潜在需求两个层次。其中,显在需求在情报界中被称为“情报要求”,即需求者能明确表述其内容的需求;而潜在需求就是指用户尚未认识到的档案需求。

  15.试分析影响企业档案用户需求的主要因素?(——为多选)

  答:(1)企业活动的因素。档案利用需求,是用户在企业各项工作活动过程中产生的。企业活动的性质决定档案需求的具体内容,包括所需档案信息的内容、服务方式、服务时间等。

  (2)用户工作职能的因素。同一活动过程中,企业工作人员的分工不同,即职能不同,档案需求的具体内容和程度也不相同。

  (3)企业档案工作的因素,即企业档案部门及其工作人员的服务能力。

  (4)用户个人的因素。用户的档案意识、知识水平、业务能力、工作经验等,都在一定程度上影响着档案需求的产生和实现;同时用户的特长、兴趣爱好也会对档案需求产生影响。

  (5)社会因素。社会政治、经济、科学、文化等领域的巨大变化,往往会对企业的生产经营活动产生影响,对信息交流的方式产生影响,从而影响到企业档案需求的产生和实现。

  16.从宏观角度分析企业档案用户需求规律?

  答:(1)从宏观上看,企业档案用户需求总是根据国民经济发展的形势以及党和国家的有关方针、政策提出的。

  其一般特点概括如下:

  (1)现代企业,要求获取综合性档案信息。

  (2)参与科技成果的有偿转让成为现代企业档案利用的一个新需求。

  (3)国内外企业档案信息的交流是现代企业档案利用需求的新特点。

  (4)企业纷纷由“资产经营”向“资本经营”模式转变,开展有关的金融业务,包括证券、债券、投资等,使财务、会计档案成为新的利用热点。

  (5)随着世界对环保问题的关注,企业的生产和经营须符合环境保护的要求,相应地,环保内容的档案也会成为企业档案利用的一个重点。

  17.试从微观的角度分析企业档案用户需求的规律?

  答:从微观上看,企业档案用户需求总是根据企业的工作计划、任务提出的。

  (1)企业工作计划、任务是档案需求发生的直接原因。利用档案的根本动因在于企业工作活动的需要。企业档案中蕴涵的信息内容与生产力各要素相结合,转化为直接的生产力,可以提高企业的经济效益,创造一定的社会效益。企业工作计划、任务,表现为两个层次的内容:其一,不同工作活动的任务不同,档案需求不同,其二,根据同一任务开展的企业活动,在不同的阶段,档案利用需求也不同。

  (2)企业的工作计划决定档案利用的时间要求。企业的工作计划是完成工作任务的时间进程表,因此用户对企业档案的利用需求,也具有较强的时间性。企业档案部门及其工作人员应针对有关工作计划的要求,及时向用户提供需要的信息材料。并据此制订出相应的利用工作计划,使服务工作也按计划进行。

  在各个时期,企业的工作计划和任务是相对固定的,对档案利用的范围、目的都带有相当的明确性。这就要求企业档案部门及其工作人员深入研究本单位工作任务的特点,对企业档案进行具体的、有针对性的提供利用。

  18.论:计划决策人员档案需求的特点?☆

  答:企业中从事计划决策的管理人员,其任务是做好调研计划和论证决策,既包括对特定的某个专题、某项任务或某条措施等具体经济技术问题的计划决策,也包括对综合性的、范围较为广泛的经营方向、方针和战略、策略的计划决策。

  (1)从档案信息的性质和范围来讲,要求利用综合性的、可靠的、涉及面比较广泛的档案材料。

  (2)从档案信息的内容来讲,有两方面的材料是所有计划决策人员共同关注的:其一,政策性文件和分析论证材料;其二,历史上处理类似问题所形成的材料。

  (3)在档案信息的传递方向上,要求服务工作具有很强的针对性。

  (4)在利用时间上,有特殊的要求。计划决策人员希望用较少时间了解到较多信息内容。

  (5)在利用方式上,计划决策人员主动上门服务。

  19.论:基层管理者档案需求的特点?

  答:企业基层管理者主要从事具体的业务管理、事务工作。不同性质、不同规模的企业,其具体的基层管理工作存在着一定的差别,这种管理具有经常性和重复性,有一定的规律。其档案信息需求特点是:

  (1)从档案信息的性质来讲,往往需要具体、详尽、实用性强的信息,能对具体工作给予帮助。

  (2)从档案信息的内容来讲,往往需要关于管理对象的有关信息,范围相对固定。

  (3)从利用信息的范围来讲,主要利用企业内部信息。

  20.企业档案利用服务的具体方式和方法有很多,根据收费与否,可

  分为有偿服务和无偿服务;根据提供服务的作用方向,可分为主动服务和被动服务;根据提供服务的目的,可分为普及性服务和专题性服务;根据供需双方的比例关系,可分为点对点式服务和点对面式服务。

  21.在企业档案利用工作中,对有些脆化易损和特别珍贵的档案(B)使用

  A禁止使用

  B提供复制件

  C提供原件

  D开架使用

  22.论:阅览的功能特点?(看)

  答:(1)能够使用户直接与档案原件见面,保证利用的质量。

  (2)阅览空间、时间固定,便于控制信息的输出,保护档案载体及信息的安全;同时,在某种程度上,用户长时间利用档案受到限制。

  (3)阅览手续简单,一方面,节约了用户的利用时间;另一方面,节约其他利用方式须消耗的人力、物力和财力,如不需要复制、专门借阅登记等。

  (4)阅览的环境良好,可以提供一些必要的阅览设备和参考资料、工具书等,方便利用;特别是可以得到企业档案工作者的咨询服务,提高利用的效率。

  23.简:对企业档案的内部用户,开展出借服务时要注意的事项?

  答:对企业档案的内部用户,开展出借服务时要注意两点:

  1) 在同一时间内,对同一用户出借档案的数量应予以适当控制,不宜过多;

  2) 不向用户出借与其职能活动无关的企业档案。

  24.在开展企业档案出借服务时,会计档案一般(C)出借。

  A可以对外

  B开架

  C不对外

  D闭架

  25.论:出借服务的功能特点?(看)

  答:(1)能够使用户将档案材料带在身边,随时查阅,增加了利用的灵活性。

  (2)有利于用户深入研究档案材料的内容,更大地发挥企业档案的价值。

  (3)出借和归还企业档案,有完整的登记记录,有利于统计利用情况和反馈利用效果。若借出档案有损坏、泄密情况,有利于调查责任者。

  (4)相对阅览而言,在档案信息安全性方面,控制的难度有所增加。

  26.论:复制供应的功能特点?(看)

  答:(1)准确性高,能使用户利用到与原件相同的档案材料。

  (2)有效地保护档案原件的安全,信息安全的保护能力相对较弱。

  (3)允许多用户同一时间内共享同一份档案,提供利用的效率。

  (4)能为企业复用已有的科技成果创造条件,从而节约企业资源的再投入。

  (5)是企业科技成果进入市场的必要条件。

  27.论:企业档案的技术市场交流?☆

  答:企业档案技术市场交流与复制供应密切相关的一种提供利用服务的方式。所谓技术市场交流,是指企业档案部门将企业的科技成果档案制成复制品后,推向市场,参与技术贸易,为企业创造更多的经济效益。这是企业档案部门实行有偿服务、搞活工作的一个契机。在为技术信息市场化服务的过程中,应注意保护企业技术秘密。

  技术市场交流的功能特点:

  (1)有偿性。外单位购买科技信息时须交付一定的偿金,这些经济收益中也有档案部门的功劳。

  (2)对时效性的要求高。由于技术进步的速度越来越快,科技成果只有及时进入市场,才有机会实现转让。企业档案部门应积极收集企业内最新的科技成果材料,关注市场动态,在允许的条件下,将技术成果适时推向市场。

  (3)利用的都是复制件,原件由企业档案部门保管,不参加流通。

  28.以下企业档案的利用形式哪些属于信息公布(ACDE)

  A展览、陈列

  B阅览

  C公开印刷出版

  D媒体报道

  E目录交流

  29.论:信息公布的功能特点?☆

  答:(1)信息公布服务的用户范围广,扩展至全社会,具有开放性,是宣传功能最强的一种服务方式。

  (2)公布的档案信息包括一次、二次、三次信息,能充分发挥企业各类档案信息的作用。其中,利用较多的是档案的加工信息,较原生信息系统性、概括性更强,信息量也更大,并缩短利用时间。

  (3)企业档案部门采取信息公布方式,能根据企业计划和任务的要求,以及用户的需求规律和特点,选择和调整具体的服务方法,因而具有主动性、灵活性的特征。

  (4)企业内部档案信息对外公布的同时,企业档案部门收集外部的相关信息,因此具有重要的互利功能。

  30.企业档案咨询服务的内容包括(ACDE)

  A有关具体项目的技术性问题

  B企业发展战略

  C有关具体项目的细节问题

  D档案存储及检索方面的问题

  E有关具体项目、活动形成和利用档案的情况

  31.论:咨询服务的功能特点?☆

  答:(1)对企业档案工作者的要求高,用户提出的问题是多角度、多层次的,咨询员凭借自身的知识为利用者服务,因此要求其具有较高的素质,至少须具备以下四个方面的素养:

  1、熟知档案专业知识;

  2、了解有关企业科技、管理的知识;

  3、具备良好的表达、交流能力,包括口头表达能力和书面表达能力;

  4、熟悉国家、企业有关的政策、法律、法规,正确处理开发利用企业档案和保护企业权益的关系。

  (2)直接性。企业档案用户和咨询员是面对面的交流,一问一答,直接针对用户疑问进行解答,缩短检索时间,减少用户单独检索的结果与实际需求之间的差异,并能在一定程度上避免用户进一步查找原件,提高利用率。

  (3)交互性。咨询服务过程中,用户与档案人员能够围绕某一问题共同探讨,是一个互相了解、互相影响的过程。通过探讨,咨询员能进一步理解用户的需求目标和特点,并据此为用户提供指导和帮助;用户也能进一步了解企业档案和企业档案工作。因此,交互性质的咨询服务能调动服务双方的积极性,既满足用户的利用需求,又扩大企业档案部门的影响。

  32.论:制发档案证明服务要求?☆

  答:制发档案证明服务,应满足以下几点要求:

  1. 事先应审核用户的要求是否合理;

  2. 须根据企业档案原件、副本或抄本编写档案证明,若没有原件、副本、抄本,也可根据草稿、草案、草图来编写;

  3. 不应列入其他材料;

  4. 应注明有关材料的出处及编写方法;

  5. 文字准确、客观、明了,不得根据主观认识,擅自解释有关档案内容;

  6. 加盖印章后方可使用。

  33.企业档案利用服务反馈信息包括(ACD)

  A用户的意见和建议

  B档案案卷的质量

  C利用效果

  D用户对企业档案利用的需求及其发展趋势

  E档案分类方案

  34.反馈信息的收集方法,从收集手段的角度分,可分为口头收集、书面收集、电话收集、网络收集等等。从收集方式的角度分,可分为直接法、间接法。(看)

  35.反馈信息普遍适用性的书面收集方法:(BCDE)

  A电话收集

  B利用情况登记制度

  C调查问卷方法

  D用户意见箱制度

  E用户座谈会制度

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