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自考“档案文献检索”笔记(4)

2007-02-06 16:49   【 】【我要纠错

  简述、论述

  一、简述档案著录工作的基本要求?

  答:(1)准确性,即著录结果全面\客观\准确地揭示档案的内容特征和形式特征。力求使应该著录的项目无*漏,无差错,避免将错误的信息存入检索系统。

  (2)规范化,即推行标准化著录,按照统一规定的著录项目,著录格式,标识符号,著录项目细则进行著录。

  二、说明《档案著录规则》规定的基本著录项目有哪些?

  答:(1)题名与责任说明项。包括正题名\责任者等。六个小项。

  (2)稿本与文种项,包括稿本\文种两个小项。

  (3)密级与保管期限项。包括密级保管期限两个小项。

  (4)时间项。

  (5)载体形态项,包括载体类型,数量及单位\规格三个小项。

  (6)附注与提要项。包括附注和提要两个小项。

  (7)排检与编号项。包括分类号档案馆代号\档号\电子文档号\缩微号主题词或关键词六个小项。

  三、试述如何选择档案著录的级别?

  答:(1)按照《档案著录规则》的规定,档案著录的对象可以是单份文件,一组文件、一个案卷或一组案卷,从而使著录级别分为文件级\文件组合级和案卷组合级。

  (2)一般说来,著录级别比较低时,检索深度较好,但著录工作量,速度较慢;反之,著录级别比较高时,速度可以加快,但检索深度不够理想。

  (3)文件级著录以单份文件为对象,即一文一卡。这种著录能全面地反映每一份文件的特征。专指性强。可达到较高的检索深度,但著录工作量大。

  (5)案卷级著录以卷为对象,即一卷一卡。这种著录具有一定的概括性,但难以满足对于检索深度有较高要求的检索要求。

  (6)文件组合级著录,可达到既不影响检索深度,又相对减少著录工作量提高著录速度的效果。

  (7)在选择著录级别时,首要的问题是要保证适当的检索深度,在此基础上力求减少不必要的重复劳动。一般说来,机关档案室\综合性档案馆的著录应以文件级著录为主,辅之以案卷级\文件组合级和案卷组合及的著录。

  四、著录与立卷归档同步完成的流程及其好处?

  答:(1)、①各机关在形成文件时,由撰稿人对文件进行主题标引,以揭示文件主题。

  ②对需要审核的稿件,核稿人应同时对标引主题词给以审核。

  ③将主题词印制在文件上。

  ④将机关收发文登记与著录合为一体。

  ⑤立卷时检查文件处理阶段著录的内容是否正确,对未著录的文件进行著录,将著录结果与案卷一并归档。

  (2)实行档案著录与归档同步完成的好处是:第一,可及时保证档案著录工作的完成。第二。有助于保证档案著录的质量。第三;在机关完成档案的著录工作,可使本机关及时利用其著录成果编制检索工具,改善机关档案检索系统并为机关档案检索的自动化奠定基础。

  第七章 档案标引

  1、档案标引是指对档案的内容特征进行分析和选择,并赋予其规范化检索标识的过程。

  2、受控标引是指使用统一的规范化语言进行的标引。

  3、分散标引是把一组档案中的每一份文件作为一人独立的单元,能够充分提示每份文件的主题内容。

  4、概括标引,综合标引一般为浅标引,分析标引、分散标引一般为深标引等。

  5、网罗度又称穷章度,是指标引中确认档案所有主题的程序。

  6、标引网罗度与查全率直接有关,即网罗度愈大,查全率愈高,但是查准率会有所下聊。

  7、每篇文献标引20个主题题是最佳程度,超过这个点,进一步增加主题词,系统的查全率却无明显改善。

  8、标引的专指度是检索标识表达档案内容的精确程度,也就是与档案主题概念的内涵和外延相符的程度。

  9、标引的一致性是指选用表达档案主题内容所需要标引词的一致程度。

  10、依主题数量多少来划分,只有一个主题的称为单主题,有两个或两个以上并列主题的称为多主题。

  11、“文摘编制法”中“文摘”由文件类型因素变为主体因素;又如。“松江省人民政府1952年大事记”,“松江省人民政府”在这里亦作为主体因素。

  12、分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系的过程。

  13、在《中国档案分为法》中,交替类目是用“宜入**”的注释来表示的。

  14、使用综合复分表进,将所用的复分号用复分标识符号“一”接在主表分类号之后。

  15、凡在主表中注明“仿**分”的类目,均可仿所指的类目细分,仿分时,只要将仿类目的子目号码加于需仿分的类号后即可。

  16、某一档案的主题在分类表中没有相应专指的类目可归,而只得归入范围较大的上位类的标引方法称为上位标引。

  17、组配标引是指扩大使用范围的组配标引,是当某一档案在分类表没有确切类目时采用的一种解决办法。

  18、当某一档案内容在分类表中无类可归时,分类人员根据其职能性质,在有关大类里新增类目暂作安置,这种标引技巧可称为暂定性标引。

  19、所谓上位登录,是指在给现一个检索词或一个分类号时,也同时组出它的所有各级上位词或上位类号。

  20、档案界应用较早,较普遍的中文分词方法是部件词典法。

  多选:

  1、根据档案标引所使用检索语言的不同可以分为分类标引和主题词标引。

  2、档案标引按使用的标引语言可分为自由标引和受控标引。

  3、档案标引按提供检索标识的数量可分为浅度标引和深度标引。

  4、档案标引按主题分析方法可分为概括标引和分析标引。

  5、档案标引按标引单元分为综合标引和分散标引。

  6、档引步骤要包括主题分析和概念转换两个方面。

  7、只有一个概念因素的称为单因素主题(又称单元主题),含有两个或两个以上概念因素的称为多因素主题(又称复合主题)。

  8、按照国家标准《文献主题标引规则》的规定,主题因素分为5种。即主体因素\通用因素\位置因素\时间因素\文件类型因素。\\

  9、复分法使用规则是指档案分法中通用复分表和专用复分表的使用规则。

  10、组配法是指使用下列两种符号的主类号直接组配:并列符号“”+“关联符号”:“

  11、分类标引技巧包括上位标引\组配标引\靠类标引和暂定性标引。

  12、主题词组配的方式可分为:概念相交\概念限定\概念概括\概念联结。

  13、主题词组配标引的原理是概念的可分析性和可综合性。

  14、档案自动标引有多种形式。从标引深试来分,有:全文主题标引和题名主题标引;从选用的标引词来分,有主题词标引和关键词标引。

  15、档案文献全文自动标引的方法主要有单词标引\短语标引及语义标引三种类型。

  16、单词标引是方法可大致分为基于词频统计的标引和概率加权标引两类。

  17、目前我国档案部门大多采用题名关键词自动标引的原因主要有两个方面:A是应用计算机辅助管理的单位大多采用二次文献检索的方法B是计算机对自然语言的理解技术还很不成熟。

  18、标引时可采用以下规则提高标引质量:概念组配规则,最长组配规则,特定词规则有并列词规则。

  简述、论述

  一、简述标引网罗度与查全率和查准率的关系?

  答: (1)标引的高网罗度在获得查全率的同时却降低了查准率,这主要有两个原因:第一,一份档案往往涉及许多主题,其中既有主要的,也有次要的。在检索时,主要的\次要的主题都可以作为检索入口。当从某一次要主题入手查找档案时,结果可能会令人失望。可见,在这种情况下,高网罗度将导致检出不相关的文献,降低了查准率。第二,在标引时确认的主题多发生虚假组配的可能性也就愈大。导致误检的可能性也就随之加大了。

  (2)反之,标引的低罗度将导致低查率和高查准率。

  二、简述进行主题分析一航可采用以下方法?

  (1)阅读与理解题名。

  大部分题名能够正面反映档案的主题。题名不能直接,准确地反映档案内容主题。一般有下列几种情况:

  ①题名概念过窄。

  ②题名概念过宽。

  ③题名念义模糊。

  ④题名中无主题含义。⑤题名与原文不符等。

  因此不能把题名作为主题分析的唯一依据。无论题名中主题概念是否明确,都应浏览一下正文。

  (2)阅读文摘,简介\前言\领导人批语等。从中发现题名主题内容。

  (3)浏览正文,了解文件的大致内空。

  (4)查阅档案文头和文尾的载的有关因素。

  三、简述横梁档案主题分析的质量标准?

  答(1)既不要*漏档案中有参考\检索价值的内容,又不要将无参考检索价值的内容或档案中根本不存在的东西作为分析的结果;(2)正确判断档案中叙述的重点内容;(3)正确表述档案的内容,即形成正确的概念。

  四、简述档案概念转换的质量标准?

  (1)正确运用分类表和主题词表,选用符合专指性要示的分类号和主题词;

  (2)根据档案的价值确定的标引深度。

  (3)给出的标识应符号一致性要求。

  五、试述档案分类标引的基本规则的内容?

  答:(1)档案分类标引的依据,是以国家机构\社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础。

  (2)档案分类标引应依据《中国档案分类法》来进行。

  (3)档案分类标引时,要正确地理解类目涵义和范围。

  (4)档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式,选定适当的标引深度。

  (5)档案分类标引必须按专指性的要求,分入恰当的类目。

  (6)当分类表中无恰当的类目时,可分入范围较大的类目或相关的类目。

  (7)档案分类标引应保持一致性。

  六、简述主题标引与分类标引的同异?

  答:(1)主题标引是将档案的主题内容纳入词表体系的过程。分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系的过程。

  (2)两者使用不同类型的检索语言,标引方法也有所不同。

  (3)分类标引是针对档案内容的职能分工呈事物性质进行标引,每份档案归入所反映的社会职能分工或事物性质的类目。

  (5)主题标引是针对档案所论及或涉及的事物进行标引,要求选用确切的检索词直接表达档案所论或涉及的事物。

  七、简述标引时应遵守的主题词标引的优先顺序?

  答:(1)当主题词表中有专指词时,必须用专指词标引;

  (2)当无专指词时,用采用组配标引。

  (3)对词表中没有专指词,也不适合组配标引的主题概念,可以采用靠词标引。

  (8)对用上述方法标引都不适合的主题,可以进行自由标引。

  八、简述主题词组配标引规则的内容?

  答:(1)组配标引应是概念组配,而不是字面组配。

  (2)避免用不必要的词进行堆砌。

  (3)避免概念不明确\逻辑不合理,内容不科学的不符合一般思维规律的组配。

  (4)遵守专指性规则,不能越级组配。

  (5)主题词标引的优先顺序。

  (6)一个概念可用多种组配方案标引时,应使用确切的组配方案。

  (7)有名词不得用普通主题词组题表示。

  九、试述计算机检索系统与手工检索系统的差异(不同)?

  (2)一种手工检索系统一般只提供一种检索途径,而一个计算机检索系统则相当于多种手工检索系统。

  (3)各种手工检索系统的条目格式各不相同。而在计算机检索数库中,对一份档案只需编制一条详细记录。

  (4)每种手工检索系统都有与其他检索系统不同的排序方法,输出时可采用多种排序方法。

  (5)手工检索系统与计算机检索系统中条目的结构及及识别每个著录项目所用的标识符号不同。

  (6)计算机检索系统采用磁性载体,必须利用计算机才能进行检索。

  (7)计算机检索系统可以按需要输出各种各样的目录。

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