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自考“档案学概论”笔记(8)

2007-02-15 11:49   【 】【我要纠错

  第六章  档案工作的性质、规律与发展

  名:档案工作:其本质是管理档案和开展档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。

  选:档案工作的基本性质是一项管理性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。

  简:档案工作的管理性的主要表现:

  1、档案工作是一项管理档案的专门业务,管理对象是档案,目的是开展档案信息资源为社会服务;

  2、是信息资源管理的重要内容。因其管理对象的独特个性、基本管理理论与管理方法上的自成体系,从而决定了档案工作在信息资源管理工作中具有其他信息资源管理活动无法替代的功能与作用。

  3、是社会管理活动的组成部分。从系统论的观点看,档案工作这一相对独立的管理系统是处于不同规模和层次的更大管理系统之中。

  简:档案工作的服务性:

  服务性是档案工作的基本属性之一,是档案工作赖以生存和发展的基本原因。

  档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。档案工作者既要树立全心全意为社会服务的思想,又要坚持按照党和国家的法律、法规和政策办事,确保服务获得效益,并做到既搞好服务,又维护档案的完整与安全。

  简:档案工作的政治性:

  档案工作是一种社会现象。在阶级社会中,档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益。其政治性表现在:

  1、服务方向:这是档案工作政治性的集中表现。

  2、机要性。

  选:档案工作的政治性表现在服务方向、机要性2方面。

  简:档案工作的科学性:

  档案工作是一项科学性工作,表现在:

  1、它为科研和科学管理工作提供必要条件;

  2、档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容;

  3、档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。

  简:档案工作的文化性:

  档案工作,特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。表现在:

  1、档案是社会文化的组成部分,档案馆具有保存历史文化遗产的作用;

  2、档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用;

  3、档案馆具有社会文化教育的作用;

  4、档案馆具有发展科学文化的作用。

  选:档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。

  选:就目前而言,档案工作应为社会主义物质文明与精神文明建设服务,就长远而言,档案工作应为延续和发展我国文明史作出贡献。

  名:档案工作的效益:

  是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度2者之间的比较关系。

  简:档案工作的效益区别于其他工作的基本特点:

  1、效益的社会性:档案工作是一项提供档案为社会服务的专门性工作。这一性质规定了它的效益具有社会性,这是档案工作效益最为突出的一个特点。

  2、效益的隐蔽性:档案部门对社会的贡献,即它在提供档案为社会服务过程中给社会带来的收益是比较模糊的。这种隐蔽性特点主要表现为:

  1)档案工作不直接创造价值;

  2)从档案效用的发挥过程看,它要依赖于社会的利用,具有被动性和依赖性;

  3)从投入档案工作的收益对象看,它主要不是体现于档案部门本身,而是包含于利用档案的各部门或个人中,档案工作收益是一种间接性的收益;

  4)从投入档案工作的收益地点看,由于档案价值扩展律的作用,档案工作收益地点具有广泛性和分散性。

  3、档案工作效益的滞后性:投入档案工作的效益在时间上具有延迟性。

  论:档案工作的分化与整合规律:

  从档案工作的发展历史来看,在相当长的时间内档案工作与文书工作是不分的,与图书资料工作也是不分的。建国后,我国档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来发展成为一个独立工作系统。

  1、文书档案管理工作一体化

  文书与档案管理一体化,是将目前机关中的文书处理和档案管理工作,整合为一个既统一又分工,既有联系又有区别的管理过程。文书工作与档案工作的分离存在的问题和消极影响:

  1)由于在日常机关工作中,人们大都只注重文件的现行目的和现行作用,使得文件在质量上出现了物质形态不统一、制成材料不合乎质量要求、信息记录要素不完整、归档范围内的材料不齐全等一系列问题;

  2)由于归档是文书工作和档案工作的结合部,归档工作质量的好坏从根本上决定着档案工作的质量;

  3)由于我国没有统一管理全国文书工作和档案工作的机构,文书工作和档案工作各自作为独立的系统理应由两组管理机构体系来分别承担。

  为了解决上述问题,理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合。

  从诱发动因的角度看,信息技术的广泛运用生成了大量电子文件,电子文件的数字化信息形态及其他特征,使文件信息的形成、处理和利用方式都会发生变化。

  运用新技术对文书与档案管理流程进行重组有重要意义:

  1)有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总体设计和通盘考虑,从而提高文件管理质量。

  2)可为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想。

  2、档案、图书、情报管理的一体化。

  这是一个世界性的趋势。

  随着上述两个一体化趋势的进展,档案工作与文书工作、图书工作、情报工作将逐步实现分化基础上的新的整合。这种整合不是上述几项工作的简单合并,也不是回归早期的“三位一体”,而是要求档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透基础上实现综合管理,从而实现信息资源管理系统的功能放大。

  选:文书与档案管理一体化是将目前机关中的文书处理和档案处理工作整合为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。

  选:对面向社会的档案、图书、情报工作进行一体化的实体统一管理应持慎重态度。

  选:档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透基础上实现综合管理。

  6,28讲

  简:档案工作的智能化发展规律:

  档案工作的智能化发展规律突出表现在档案技术设备的变化上。

  1、运用电子计算机实现档案管理的自动化;

  2、运用计算机及其相关技术和现代通讯技术,实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化;

  3、档案缩微化与档案保护技术水平的提高;

  应特别注意的是,由于新技术运用带来的技术设备智能化发展,必将引起档案人员在档案工作中地位和作用的根本性变化,而且,也会给档案学基本理论的创新提出更多的要求,档案工作者需要进一步思考一系列的理论问题。

  1)对档案原始记录性提出新的界定标准。

  2)由于电子文件的证据性尚无有效保障,管理方法亦无定规,所以,机关即使是在无纸办公条件下完成了“文件”的办事职能,在转化为档案时也必须将其纸质化,“双套制”是摆在档案工作者面前的又一课题。

  3)来源原则重又成为档案学者关注的理论热点。

  4)档案管理工作中前端控制思想的提出。

  5)文件管理体制和档案部门的职能将可能发生变化。即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。

  论:档案工作发展与社会环境变化的互动性规律

  档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。与社会环境变化的互动性规律主要表现在:一方面,社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面,档案工作在参与社会事务的过程中,也对社会环境变动作出贡献。

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