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自考“企业档案管理”笔记(12)

2007-02-15 11:05   【 】【我要纠错

  第六章  企业档案检索

  简:建立企业档案检索体系的必要性:

  1、 为迅速准确地利用档案创造条件;

  2、 促进档案信息交流;

  3、 推动档案业务的规范化,促进企业档案工作的发展。

  简:企业档案检索体系的科学和实用相结合的要求:

  科学性的要求:

  1、 研制检索语言时,充分考虑到企业档案及企业档案工作的实际,保证检索标识能准确表达企业各项活动的基本内容;

  2、 著录标引应标准、规范,其标准化与否直接影响到检索的质量和效率;

  3、 检索工具应合理、有效;

  实用性的要求:

  1、 编制检索工具要注重实效;

  2、 从实际出发配置检索设备。

  简:检索语言的构成:

  由3个基本要素构成:

  1、 构成检索词汇要素单元的字符;

  2、 表达基本概念,并作为复杂概念的组配单元的基本词汇;

  3、 保证通过基本词汇的组配来表达复杂概念的语法和句法。

  简:检索语言的特点:

  以概念逻辑为基础,词汇与概念一一对应,一词一义,排除多词一义、一词多义和词义不符的情况,并能显示概念之间的相互关系,便于操作,可使标引和检索快捷、准确。

  名:主题词表:是主题语言的表现形式,是概括某一领域或某一学科,由语义相关、族性相关的规范词汇组成的词典。

  名:企业档案著录:在编制检索条目时,对企业档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

  简:著录、标引的区别:

  2者都是形成档案检索条目必须的步骤:

  1、 著录和标引虽然都从档案内容入手,但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析,以选出需揭示的全部特征,并把它们反映出来;标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征,为用户提供查找的线索,所以只需分析档案的基本内容。

  2、 表达方式不同。著录反它所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式,即用自然语言直接表述;标引则须语言的转换:用检索语言来表现档案的主题内容,这是2者最根本的区别。

  案卷目录:以企业档案案卷为单位,依据企业档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。

  选:4种基本的案卷目录:

  1、 案卷总目录;

  2、 案卷分类目录;

  3、 底图目录;

  4、 新型载体档案目录。

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