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自考“企业档案管理”笔记(18)

2007-02-15 11:28   【 】【我要纠错

  第十章  企业特殊载体档案管理

  1.论:企业特殊载体档案的特点?

  答:企业特殊载体档案记录信息的载体不是纸张,而是现代新技术条件下产生的材料。由于载体性质、信息记录方式的不同,导致特殊载体档案形成了一些区别于纸质档案的特点。

  (1)载体质地脆弱。特殊载体的成分比较复杂,易损坏、变质,保存年限低于纸张。因此,保管特殊载体的要求一般比纸张高,需要分库或分架管理。

  (2)信息形式多样化。尤其是多媒体技术的出现,文字、数字、声音外各种信息媒体集成在同一文件中成为可能。

  (3)信息一般不能直接利用。除了需要专门的技术知识外,还需借助于一定的中间工具。

  (4)信息和载体的关系变得松散。特殊载体档案信息与载体结合的紧密程度远远不及纸质档案信息牢固,档案信息大多易于更改,且不留痕迹;易于复制、转移,难以区分原件和复制件。

  (5)档案制作和信息传播费用比较高。

  (6)信息记录技术之间相互依存,彼此渗透。

  企业特殊载体档案的以上特性,对其日常的管理和利用都提出了一些特殊的要求。

  2.依据载体类型和信息记录技术的不同,企业特殊载体档案可分为:(ACD)

  A机械录音档案

  B声像档案

  C磁记录档案

  D光学记录档案

  E特殊载体档案

  3.实际工作中,人们根据企业特殊载体档案的形成领域、信息表现形式等特点,将其分为(BC)

  A机械录音档案

  B声像档案

  C电子档案

  D光学记录档案

  E特殊载体档案

  4.论:企业照片档案的归档范围?(可能考)☆

  答:(!)与纸质档案内容有密切联系的照片,如会议照片:

  (2)本企业科研、生产、销售、宣传等活动中产生的具有凭证和参考价值的照片;

  (3)企业领导和著名人物参加重大公务活动的照片;

  (4)本企业向企业内部或社会提出内容和要求,组织拍摄或征集的照片,如企业向社会征集的宣传产品的广告照片,企业组织职工开展的摄影比赛过程中形成的照片等;

  (5)外单位、个人形成的,但与本企业密切相关的照片,如:一些老字号企业常常征集散存在个人手中的珍贵的历史照片,这些照片反映该企业早期的生产经营的景象。

  5.企业声像档案开发利用的一般方式有:(ABD)

  A展览

  B媒体宣传

  C阅览咨询

  D编研

  6.企业电子文件的主要类型:(ABDE)

  A文书文件

  B程序文件

  C设备购置文件

  D数据文件

  E图形、图像文件

  7.企业电子文件的存储介质:(ABCD)

  A磁带

  B硬磁盘

  C软磁盘

  D光盘

  8.企业电子文件的归档范围主要包括?(有可能出)

  答:(1)企业主要生产经营活动及行政管理、业务管理中形成的文书文件;对需要保存原稿的文件,修改时应保存原稿,加版本号后积累,原稿、定稿一起归档。

  (2)利用计算机辅助设计、辅助制造、检测等技术活动形成的具有查考利用价值的数据文件、图像文件、文书文件等。

  (3)企业自行组织编制的程序文件、数据文件,档案部门已有的程序文件和数据文件不需要重复归档。

  (4)以上各种文件的支持软件,包括操作系统、应用软件等。档案部门已有的无须重复归档。

  (5)相关的纸质材料。包括形成文件的计算机的硬件说明文件,如说明书、图纸、操作手册等,以及电子文件形成过程中产生的纸质文件,如电子文件更改单、登记表、使用权限保护登记表等。

  9.论:企业电子文档的归档要求?

  答:(1)实行双套归档制。即对同一套归档的文件,采取电子和纸质两种形式归档。

  (2)限定归档方式。电子文件归档方式一般有两种:介质归档和网络归档。在网络技术尚不太成熟的时候,建议采取介质归档的方式。

  (3)明确归档电子文件的技术要求。主要包括:(也简答)

  ①统一规定归档文件的格式,包括介质的物理格式和数据的逻辑格式;

  ②归档盘不带引导程序,归档程序文件不带密钥,若加密,应将密钥同时归档;

  ③无病毒。

  (4)明确归档文件的质量要求。

  ①齐全完整,凡是在归档范围内的文件,均需归档;

  ②真实有效,文本文件应是最后定稿,图像、图形文件应与实物的最后状态保持一致,电子文件形成过程中的更改单应一并归档;

  ③规范有序,电子文件须经过形成部门的编辑整理,划分保管期限,将有关事项登记之后再行归档;

  ④无病毒;

  ⑤归档的介质,应附有标签,填写编号(档号)、套别(A套或B套)、名称、密级、保管期限及软、硬平台等。

  (5)明确归档说明的主要内容。

  10.简答企业电子档案的整理包括哪方面的内容?

  答;企业电子档案的整理包括两方面的内容:

  一,电子文件的整理工作,即在电子文件形成系统中,对文件分门别类,形成一个逻辑系统,这个逻辑系统与电子档案分类系统是统一的。这部分整理工作主要是由电子文件的形成部门承担,但需要企业档案部门的指导和协助。

  二,对归档磁带、光盘等介质的整理,这部分工作由企业档案部门承担。

  11.简:企业电子文件分类的步骤及方法?

  答1)将企业电子文件按其形成规律及特点划分为几部分,分别整理。

  (2)根据各业务活动形成文件的特点,为各部分文件编制分类方案。

  (3)为目录和文件命名。

  (4)编写“文件目录系统说明”。

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