您的位置:自考365 > 复习指导 > 笔记串讲 > 历史学 > 自考“企业档案管理”笔记(8)

自考“企业档案管理”笔记(8)

2007-02-15 10:47   【 】【我要纠错

  简:确定会计文件案卷单元的方法?

  1、会计凭证,一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册,案卷的厚度不超过3cm;

  2、会计账本,基本上是一账一卷;

  3、会计报表,年报、季报、月报分别组卷。

  选:对于卷内文件,不需重新编页号的是成套图样、计算书。

  选:不属于卷内文件目录应当包括的内容有:密级、保管期限。

  选:备考表的主要内容包括:

  立卷人;

  检查人;

  立卷时间;

  案卷情况说明。

  选:案卷题名是封面的核心内容,处于封面的中心突出位置。

  简:什么是案卷?

  案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体;按照国家有关规定的要求,组织企业文件的案卷是企业各职能部门的本职工作,企业档案工作者对这项工作负有协助、指导和监督的职责。

  简:案卷必须符合一定的质量要求?

  答:(1)案卷必须是一组具有有机联系的企业文件,而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。

  (2)案卷内企业文件的数量要适度。

  (3)案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。

  (4)案卷外形应烽求规范、整齐、美观、实用。

  简:确定科技文件案卷单元的方法?

  1、按结构组卷。这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件,特别是图样部分。

  2、按子项组卷。这种方法,主要适用于基本建设工作文件。

  3、按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。

  4、按专业组卷。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。

  确定科技文件案卷单元时,应处理好以下几个问题:

  (1)当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时,相互之间的文件,应以基型产品为基础,保证其齐全成套;其他产品的文件,一般只保存本身专用的部分。

  (2)当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时,不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷。

  (3)当产品、设备革新、改造,工程、设备使用、维修、改扩建时,新形成的文件应单独立卷。

  简:案卷编目的涵义和内容

  划分案卷的范围并予以排序之后,须以案卷为对象,通过一定的形式固定案卷整理的成果,揭示卷内文件的内容和成份。主要的内容有:编页号,编制卷内目录,填写备考表,填写案卷封面和脊背标签等,最终组成案卷。

  1、编页号:若一卷文件形成时已编有页号,不必另行编制,如成套图样、计算书等。

  2、编制卷内文件目录:项目有:每份文件的排列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所在页号和备注等。

  3、备考表:主要内容:案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

  4、案卷封面和脊背标签,最终组成案卷:案卷题名是封面的核心内容。

  第四节  企来文件归档制度

  选:归档是企业文件形成部门的职责,收集是企业档案部门的职责。

  简:制定企业文件归档制度的要求?

  答:1)符合国家有关法律法规的规定,同时具有一定的灵活性;

  2)符合企业生产经营活动及其形成文件的实际;

  3)与企业各项管理制度相衔接;

  4)制度的条文必须明确、可操作性强。

  选:企业文件的归档制度包括5项内容:

  1、 归档范围;

  2、 归档时间;

  3、 归档份数;

  4、 归档要求;

  5、 归档手续。

  简:确定企业文件归档范围的基本方法?

  答:1、研究和分析企业生产经营的范围和性质,从而掌握企业所形成文件的种类和成分,确定归档范围中应该包括哪些方面的文件;

  2、掌握企业基本职能活动的内容和范围,把在这些活动中形成的文件作为归档范围的主体。

  3、针对不同种类企业文件的形成特点和利用价值,分门别类地确定不同文件的归档范围。

  4、站在历史的高度,确定企业文件的归档范围。

  论:归档时间?(多选)

  答:归档时间,是指应当归档的企业文件向档案部门移交的时间。正确规定归档时间,对维护企业文件的完整与安全,确保有关职能部门和档案部门的日常工作秩序,都有实际意义。

  1、 管理文件:一般在形成和第二年上半年内向档案部门移交归档。

  2、 科技文件:根据形成的具体情况可按:

  1) 按项目结束时间归档;

  2) 按工作阶段归档;

  3) 按子项结束时间归档;

  4) 按年度归档;

  5) 随时归档。

  3、 会计文件:在会计年度终了后,暂由企业财务会计部门保管一年,期满后移交给档案部门保管。

  4、 人事文件:一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门归档。

  简:归档要求:

  1、 归档工作由企业各职能部门承担,企业档案部门要对归档工作进行协助、指导和监督。

  2、 归档文件要选用优质的制成材料。

  3、 归档文件须经系统整理。

  4、 对科技文件的归档,实行科技文件归档审批表制度。

  第五节  企业档案部门的接收归档及相关问题

  简:企业档案的收集渠道:

  1、 本企业业务职能部门移交文件归档;

  2、 外单位转让或移交;

  3、 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让;

  4、 面向社会收集、征集相关材料。

  选:目前,企业文件进馆工作有2方面内容:

  1、 企业文件现行期满,经系统整理后移交给企业档案馆;

  2、 企业档案馆(室)依法向国家有关档案馆移交有关档案。

  简:企业档案进馆工作的要求:

  1、 以国家现有的政策、法律、法规为准绳,谋求企业档案信息资源整体效益的最佳化。

  2、 采取多种措施,实现对企业档案信息资源的控制。

  3、 明确进馆范围、进馆档案的质量要求和进馆手续,保证企业档案顺利进馆。

  论:企业向国家有关档案馆移交档案的范围?

  答:1、在大中城市规划区内进行建设的企业,按《城市建设档案归属与流向暂行规定》向城建档案馆移交有关档案。

  2、处于资产和产权变动中的企业,按照或参考1998年3月5日国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,向有关的档案馆移交。

  移交的档案包括两个方面:

  (1)企业资产与产权变动档案,主要包括党群档案、行政管理档案、生产技术管理档案和经营管理档案,这部分档案可移交给专业部门的档案馆,或寄存所在地的综合性档案馆;

  (2)企业资产与产权变动过程中形成的档案,包括向有关机关或单位的申请、请示及其批准、批复文件,终止财务决算报告及编制说明、财务清理报告、财产处置结果报告,以及协议书、合同等,这部分档案可向专业部门的档案馆(或上级主管单位其他形式的档案部门)移交,也可向本单位档案馆移交。

  简:企业集团档案馆的进馆范围

  答:1、集团总部形成的文件。

  2、核心企业形成的文件。以上两部分是企业档案馆最主要的来源。

  3、其他成员企业形成的重要档案。

  4、从外单位、个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料。

  简:企业资产产权变动过程中档案的归属与流向。

  1、随实物走:适用于记载和反映有实体形态的科技对象的、并具一定的经济价值的档案,如设备仪器、基建档案。

  2、收进(寄存)所在地的国家档案馆。适用于经济价值不大但具有重要历史查考价值的档案,特别是在地区范围内有代表意义的企业的档案。包括其党政群工作档案、行政管理档案等。

  3、收进专业主管部门。适用于一些对本部门有查考价值的档案,如生产技术管理、经营管理、会计档案等。

  4、其他走向。如:破产企业的人事档案可转交劳动局或人才交流中心;未有买主的设备、产品、建筑的档案材料可存放在产权交易中心等。

本文转载链接:自考“企业档案管理”笔记(8)

分享到:
  • 站内搜索
  • 课程搜索
  • 试题搜索

热门搜索:教材 报名 查分 免考 考试计划