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自考《公文写作与处理》笔记(17)

2007-01-10 11:48   【 】【我要纠错

  第十二章

  案例分析

  不需要立卷归档的文件材料的范围

  明确公文立卷的范围

  文书立卷的范围,是指确定机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料哪些应该立卷,哪些不应该立卷。明确了公文立卷的范围,就能保证在公文立卷工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料,齐全完整地保存下来,便于以后的查找利用。

  确定公文立卷的范围,应从本机关形成档案的实际情况出发,实事求是地研究解决归档文件材料的质量问题,并减少档案中庞杂臃肿的现象,科学地进行档案鉴定工作,使保存的档案既精练又完整,以维护党和国家历史的真实面貌,便于本机关和国家各项工作的利用。

  1.应该立卷的文件材料的范围。

  凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的,具有一定查考利用价值的文件材料,都必须进行立卷归档,都属于公文立卷与归档的范围之内。

  掌握公文立卷的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。应该立卷归档的文件材料的范围,可以归纳为四个方面:上级机关的文件材料;本机关的文件材料;同级机关和非隶属机关的文件材料;下级机关的文件材料。

  2.不需要立卷归档的文件材料的范围。

  (1)重份文件。所谓重份文件,是指同一个文件有几份或者许多份,包括一式多份的收来文件,以及本机关复印的文件材料等。在立卷归档时,只须由主办单位或业务主管部门保存一份文件就行了。必要时,如有些机关搞两套制,或特别重要的文件,也可以保留两份或三份,而其他多余的份数,就应该捡出来,另行处理。同一个文件的草稿、定稿和存本,不作为重份文件处理。

  (2)未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿。文件的承办人在构思撰稿过程中起草的未成文的,未经审批的一些提纲、素材、废稿等不需要立卷归档。

  (3)一些事务性的、临时性的没有查考价值的文件材料。

  (4)与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件。

  (5)内容已被包括了的文件。

  (6)信封。除非有特殊意义的作者,才有必要保存来文的信封,如党和国家领导人的亲笔信、个别知名人物的来函等,一般机关来往发文的信封,均无必要保存。

  (7)本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料,以及上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料等,均无需进行立卷。

  3.公文立卷的分工。

  公文立卷的分工,是指哪一级的文件由哪个机关或部门立卷。其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在立卷时发生不必要的重复或遗漏。

  一般说来,那些应该立卷归档的文件材料,应以本机关、本部门为主。原则上以什么名义发的文件就放在哪里立卷,是哪个部门承办或主办的文件,就放在哪里立卷。

  本机关领导人兼任两个以上机关的职务时所形成的文件,应按其不同身份和业务内容分别在有关机关立卷归档;本机关各职能部门互发的文件,由形成文件的部门立卷;同级机关之间互发的文件,凡经本机关制发、办理的,应由本机关立卷归档,有关政策性规定,虽未经本机关承办,如本机关需要日后查找利用,也可存留一份;本机关临时机构形成的文件,由临时机构立卷,临时机构撤销时,应将全部档案移交机关档案室,或经协商直接移交档案馆保存。

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