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“档案学概论”听课笔记(4-8章)

2005-06-09 00:00  北京自考热线·youyou0615 【 】【我要纠错
    第四章档案事业及其构成
  
  第一节档案工作的内容
  
  选:档案工作从广义上讲包括档案管理、档案行政管理、档案教育、档案科学研究、档案宣传等工作、档案国际合作与交流工作。
  
  名:档案管理工作:用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。
  
  名:档案的鉴定工作:为了使有保存价值的档案能够得到优先保管,并能发挥最大作用,以满足社会利用需要,就形成了档案的鉴定工作。
  
  名:档案的统计工作:为了掌握了解档案工作的基本情况,分析档案工作的规律性,提高档案管理的水平,需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究,这就形成了档案的统计工作。
  
  选:档案管理业务的各个环节,实际上可以划分为两个基本的组成部分:1、档案基础工作2、档案提供利用工作。
  
  档案基础工作为提供利用工作创造条件;提供利用工作则反映了档案基础工作的成果。
  
  名:档案行政管理工作:以国家各项建设事业的需要为目标,对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。
  
  选:我国档案教育始于20世纪30年代。34年私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席。
  
  选:50年9至51年1月原武昌文华图书馆专科学校开设档案训练班。51年北大图书馆专科办过档案专科班。
  
  选:52年11月15日中央决定人大设立档案专修班,85年成立档案学院。
  
  简:我国档案教育结构:
  
  从宏观上看,我国档案教育体系一般包括高等、中等、在职继续教育和社会教育4个部分。
  
  档案高等教育是我国档案教育的核心部分。它包括研究生、本科生和专科生3个教育层次。
  
  档案在职教育是对已从事档案工作的人员进行档案专业知识的提高性教育。包括2方面:
  
  1、对受过档案专业教育的人员进行继续教育,以新理论、新技术、新方法的传授作为主要目的;
  
  2、对未受过档案专业系统教育的档案人员进行培训,以档案基础理论、基本管理方法的普及作为主要目的。
  
  名:档案宣传:是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想,从而影响人们行为的过程。
  
  名:档案科学技术研究工作简称档案科研:是通过调查、观察、实验、比较、分析等手段,把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼,上升为理性成果的一项创造性工作。
  
  选:我国档案科研工作,按其研究对象的性质划分为3项内容:
  
  1、档案科学的基础理论研究;
  
  2、档案科学的应用理论研究;
  
  3、档案科学的应用技术研究。
  
  名:档案工作的基本原则:《档案法》第五条规定:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用”。
  
  简:档案工作基本原则的内容:
  
  基本原则的内容由3个互相联系的部分构成:
  
  一、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
  
  1、国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理;
  
  2、全国档案工作在各级人民政府领导下,由各级档案行政管理机构统一、分级分专业管理;
  
  3、对党政档案和党政档案工作实行统一管理,具有中国特色。
  
  二、维护档案的完整与安全——这是最低纲领
  
  1、维护档案的完整:档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。
  
  2、维护档案的安全:包括档案的实体安全和内容安全两个方面。
  
  三、便于社会各方面的利用
  
  便于社会各方面对档案的利用,满足社会对档案的需要,这是档案工作的根本目的。
  
  简:档案工作基本原则的意义:
  
  我国档案工作基本原则的3个组成部分,是辩证统一的有机整体。统一领导、分级管理是核心,没有统一领导、分级管理的组织保证就不可能会有档案的完整与安全,便于社会各方面利用的目的也就很难实现;维护档案的完整与安全是手段,没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用;便于社会各方面的利用是目的,离开了这个根本目的,维护档案的完整与安全也就失去了意义和方向,所以,应该全面地理解和贯彻执行档案工作的基本原则。
  
  简:国家档案事业管理体制的基本类型:
  
  国家档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度,包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。国家档案事业管理体制一般分2种基本类型:
  
  1、分散式档案事业管理体制:
  
  分散制:一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。采用分散制的大多为联邦制国家。主要有:
  
  1)英国式:英、德等;
  
  2)瑞士式:中央不设立国家档案行政管理部门,只设立联邦档案馆;
  
  3)美国式:与上述略有不同,在首都设立联邦政府的业务管理机关——国家档案与文件署。
  
  2、集中式档案事业管理体制
  
  集中制:一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。
  
  1)中国式——实行执政党和政府的档案、档案工作集中统一管理原则下的管理体制。
  
  2)法国式——法、意、罗马尼亚等国在首都设立中央档案行政管理中心——国家档案局。
  
  3)瑞典式——瑞典、芬兰、挪威、丹麦等不单设档案行政管理部门。
  
  从总体上讲,虽两种管理体制各有千秋,但相对而言,集中制比分散制更有利于档案工作、档案事业的发展。
  
  简:我国档案事业管理体制的发展变化:
  
  新中国档案事业管理体制变动的主要特点:档案事业由分散管理逐步向集中统一管理的管理体制发展过渡,集中式管理体制也处在不断完善中。
  
  1、分散式档案事业管理体制
  
  建国初期我国档案事业管理体制属于分散式。
  
  2、集中式档案事业管理体制的发展
  
  54年11月国务院设立国家档案局后,逐步加强了档案工作的统一管理。58年11月中央办公厅秘书局和国家档案局向中央提出了党、政档案工作统一管理的报告。
  
  经国家档案局建议,中央办公厅和国务院办公厅向中央和国务院提出了调整全国档案工作领导体制的报告。85年2月8日中央、国务院批准。
  
  根据85年中央和国务院批准的调整档案工作领导体制的意见,我国集中式档案事业管理体制的主要内容是:实行党、政档案工作统一管理的原则。
  
  93年根据中央、国务院有关档案机构改革方案的规定,中央档案馆与国家档案局合并,作为中央和国务院的直属机构,由中央办公厅管理。这次改革目的在于精减机构、完善职能、加强党对档案事业的统一领导。
  
  第五章档案机构
  
  简:只要叫档案馆,就是社会性的。档案馆要对全社会提供服务,而档案室是内部机构,一般只对内部人员开放,档案馆一般主要保存外单位移交的档案,而档案室保存本单位的档案。
  
  选:我国档案馆主要分3大类:
  
  1、各级国家档案馆——为综合性;
  
  2、专业档案馆——含专门档案馆、部门档案馆;
  
  3、企事业档案馆。
  
  选:我国国家档案馆一般可分2类:
  
  1、历史档案馆,如中国第一历史档案馆——主要保存明、清中央机构的档案;
  
  第二历史档案馆——主要保存民国时期各政权中央机构的档案。
  
  2、综合档案馆,分2种类型:1)中央级
  
  2)地区级
  
  名:综合档案馆:我国国家综合档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门,它既是党的机构,又是国家的机构。根据《档案法》和有关文件的规定,我国档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地和各方面利用档案史料的中心。
  
  简:综合档案馆的科学文化事业性质
  
  综合档案馆的科学文化事业性质表现在3方面:
  
  1、从档案馆管理的对象来看,是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富。
  
  2、从档案馆的活动方式和工作成果来看,档案馆的工作是一项研究性工作。参与编史修志,汇编各种研究成果,并通过多种方式提供档案利用。
  
  3、从档案馆的职能来看,它不仅肩负科学管理档案的重任,而且致力于社会化的服务工作。档案馆以其对国家、对社会、对历史的重大意义而成为一项重要的事业。
  
  简:综合档案馆的基本职责与具体任务:
  
  档案馆的基本职责:集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。其基本任务主要有3方面:
  
  1、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;
  
  2、通过多种方式,积极地开展档案资料的利用工作;
  
  3、参与编史修志。
  
  6,21讲71页
  
  名:专业档案馆:国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。
  
  选:我国最早的专业档案馆是52年成立的集中管理全国地质档案资料的地质资料馆。58年电影资料馆、测绘资料馆;之后有机械工业、铁道、外交、交通、邮电等部馆,测绘、气象、中国照片、军队▲?等档案馆。
  
  选:专业档案馆的类型:
  
  1、特殊载体档案馆;
  
  2、城市建设档案馆;
  
  3、部门档案馆。
  
  选:部门档案馆在主体上,一般可视为公共性质的档案机构,有的不仅是一个保管档案的业务机构,同时还负责对本系统基层单位的档案工作进行指导、监督和检查。
  
  名:内部档案机构主要指在某一机关或组织内部设立的,保管本单位形成的档案,并主要为本单位提供服务的档案机构。
  
  选:我国内部档案机构主要有企事业档案馆和档案室2种类型。
  
  选:企业档案馆是20世纪80年代中后期后出现的一种档案馆类型。目前我国已建近300个。
  
  简:企业档案馆的含义:
  
  1、具有档案馆的一般属性。作为档案馆的一种类型,应是保存企业档案的基地,是企业利用档案史料的中心;
  
  2、收藏和管理本企业档案。与综合、专业馆在收藏和保管档案的范围上存在一定的差别;
  
  3、主要服务本企业。作为企业的内部组织机构,须服从和服务于企业的中心工作,为企业的决策和管理服务。服务方向和范围主要是面向企业,同时还要面向社会。
  
  选:企业档案馆的特点:
  
  1、综合性;
  
  2、专业性。
  
  简:企业档案馆的特点:
  
  1、综合性:它是保存本企业档案的基地。企业管理工作中形成的档案种类繁多,其馆藏内容具有综合性。
  
  2、专业性:企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作,其专业性特色因企业类型的不同而有区别。
  
  综合性与专业性并存的特点,决定了企业档案馆不同于国家综合档案馆、专业档案馆。它在档案收集范围、服务方向和工作方法等方面都有一定的独到之处。
  
  6,20讲
  
  简:企业档案馆的职能:
  
  1、作为全国档案馆网络体系中的一员,要保存好企业档案,作为企业档案信息的利用中心,向本企业和社会各方面提供服务。
  
  2、负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作。
  
  3、编研档案信息,开发档案信息资源。
  
  4、宣传教育职能。增强企业管理者和社会的档案意识。
  
  简:企业档案馆的设置应具备的条件:
  
  1、必须是大型以上企业和企业集团,特别是那些资本、技术密集,生产过程联系紧密,对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业,以及特殊行业、国家垄断性行业的大型以上企业。
  
  2、其设置须考虑到企业档案工作的基础状况。
  
  3、在机构设置上应是企业的内部机构,经费由企业自行解决。
  
  4、在设置时可考虑实现三位一体化管理。
  
  事业单位档案馆与企业馆在设置方法上相近,基本性质与职能多有相似之处。目前我国主要是高等学校档案馆。
  
  名:档案室:各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构,是整个机关的组成部分,是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
  
  简:档案室的性质:
  
  作为档案工作体系中最基层的业务机构,主要有3方面性质:
  
  1、是机关的内部组织机构;
  
  2、是保存档案的过渡性机构;
  
  3、主要任务是服务于本机关。
  
  简:档案室的作用有2方面:
  
  1、是机关内具有参谋、咨询作用的部门,是机关工作的助手,为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。
  
  2、是全国档案工作的基础。是国家档案不断补充的源泉,是档案形成后首先提供利用,并大量发挥现实作用的阵地;是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构,为档案馆工作创造条件。
  
  简:档案室的任务:
  
  其基本任务是:集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案,为本机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。
  
  其具体任务:
  
  1、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督;
  
  2、负责管理本单位的全部档案和相关资料,并积极组织提供利用;
  
  3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
  
  简:我国档案室的类型:
  
  由于我国档案室在职能划分上的复杂性,有的除要完成上述基本与具体任务以外,还负有一定的档案业务监督、指导和检查的职能。因此可将档案室分为2类:
  
  1、单纯的档案保管机构。
  
  2、具有双重职能的档案室,如中央和地方一些专业主管机关的档案部门,还负责对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查。这部分工作实际属于档案行政管理机构的职能。
  
  名:档案信息中心:
  
  也称信息中心。一些大型企业单位正在试行档案、图书、情报的一体化管理,即在原有图书、档案和情报等机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
  
  名:档案行政管理机构:是党和国家指导和管理档案工作的部门。各级档案行政管理机构既是党的机构,又是国家的机构。
  
  简:档案行政管理机构的基本职责:
  
  在统一管理党、政档案工作的原则下,分层负责地掌管全国档案事务,对全国档案工作进行监督、检查与指导。
  
  简:档案机构之间的相互关系:
  
  档案室、馆、局是我国档案机构的三种基本类型。它们之间的关系是:
  
  1、上级档案行政管理机构对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系;
  
  2、档案行政管理机构对同级档案馆、室等档案业务机构具有业务指导的监督的关系;
  
  3、机关档案室、馆之间,具有档案交接关系;
  
  4、各级各类档案馆、室之间均无隶属关系,但有一定的协作关系。
  
  选:最近出现的新型档案机构中较为突出的是文件中心、档案寄存中心、档案事务所或档案咨询中心。
  
  各:文件中心:是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构,它的设置一般不像档案室那样隶属于一个文件形成单位,而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。
  
  选:甘肃永靖县88年成立了我国第一个文件中心。
  
  简:文件中心的特征:
  
  1、主要是一种实体性管理机构。其主要职能是:
  
  1)把文件从形成机关接收、存储进文件中心;
  
  2)提供快速、准确的文件借阅服务,满足用户的需要;
  
  3)确保文件安全、管理科学。
  
  一般不从事与文件内容有关的研究活动,这是它与档案馆在职能上的一个根本区别。
  
  2、是一种社会化、集约化和专业化程度很高的档案管理机构。一般要为若干参联机关提供文件管理服务,与档案室相比,规模较大,服务对象也较多。其管理能力和技术手段一般超过一个独立单位设立的档案管理机构。
  
  3、对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权,无所有权,文件的所有权仍属于其形成机关。
  
  4、是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构,要对双方负责。
  
  5、可同时承担文件管理咨询与培训的职能。
  
  简:文件中心的类型:
  
  1、政府性:由政府拨款建立,为政府机关服务的非营利性文件管理机构。
  
  2、商业性:由有关机构或个人创办的一种营利性档案管理机构。
  
  名:档案寄存中心:由国家综合档案馆设立,为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。主要接受不具备充分保管条件及配备档案保管条件成本过高的国有与非国有企业及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营、生活等各项活动中形成的档案的寄存。
  
  名:档案事务所:提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构。
  
  选:档案事务所的业务范围,主要是开展档案业务的指导、咨询,以及各种档案的劳务性服务工作。
  
  选:档案事务所与档案部门创办的各种服务部、经营部等有着重大差别:
  
  前者主要强调开展档案的业务技术指导和档案整理的劳务性有偿服务;
  
  后者则主要强调档案用品和物资方面的经营服务。
  
  选:档案事务所是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位。
  
  第六章档案工作的性质、规律与发展
  
  名:档案工作:其本质是管理档案和开展档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。
  
  选:档案工作的基本性质是一项管理性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。
  
  简:档案工作的管理性的主要表现:
  
  1、档案工作是一项管理档案的专门业务,管理对象是档案,目的是开展档案信息资源为社会服务;
  
  2、是信息资源管理的重要内容。因其管理对象的独特个性、基本管理理论与管理方法上的自成体系,从而决定了档案工作在信息资源管理工作中具有其他信息资源管理活动无法替代的功能与作用。
  
  3、是社会管理活动的组成部分。从系统论的观点看,档案工作这一相对独立的管理系统是处于不同规模和层次的更大管理系统之中。
  
  简:档案工作的服务性:
  
  服务性是档案工作的基本属性之一,是档案工作赖以生存和发展的基本原因。
  
  档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。档案工作者既要树立全心全意为社会服务的思想,又要坚持按照党和国家的法律、法规和政策办事,确保服务获得效益,并做到既搞好服务,又维护档案的完整与安全。
  
  简:档案工作的政治性:
  
  档案工作是一种社会现象。在阶级社会中,档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益。其政治性表现在:
  
  1、服务方向:这是档案工作政治性的集中表现。
  
  2、机要性。
  
  选:档案工作的政治性表现在服务方向、机要性2方面。
  
  简:档案工作的科学性:
  
  档案工作是一项科学性工作,表现在:
  
  1、它为科研和科学管理工作提供必要条件;
  
  2、档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容;
  
  3、档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。
  
  简:档案工作的文化性:
  
  档案工作,特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。表现在:
  
  1、档案是社会文化的组成部分,档案馆具有保存历史文化遗产的作用;
  
  2、档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用;
  
  3、档案馆具有社会文化教育的作用;
  
  4、档案馆具有发展科学文化的作用。
  
  选:档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。
  
  选:就目前而言,档案工作应为社会主义物质文明与精神文明建设服务,
  
  就长远而言,档案工作应为延续和发展我国文明史作出贡献。
  
  名:档案工作的效益:
  
  是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度2者之间的比较关系。
  
  简:档案工作的效益区别于其他工作的基本特点:
  
  1、效益的社会性:档案工作是一项提供档案为社会服务的专门性工作。这一性质规定了它的效益具有社会性,这是档案工作效益最为突出的一个特点。
  
  2、效益的隐蔽性:档案部门对社会的贡献,即它在提供档案为社会服务过程中给社会带来的收益是比较模糊的。这种隐蔽性特点主要表现为:
  
  1)档案工作不直接创造价值;
  
  2)从档案效用的发挥过程看,它要依赖于社会的利用,具有被动性和依赖性;
  
  3)从投入档案工作的收益对象看,它主要不是体现于档案部门本身,而是包含于利用档案的各部门或个人中,档案工作收益是一种间接性的收益;
  
  4)从投入档案工作的收益地点看,由于档案价值扩展律的作用,档案工作收益地点具有广泛性和分散性。
  
  3、档案工作效益的滞后性:投入档案工作的效益在时间上具有延迟性。
  
  论:档案工作的分化与整合规律:
  
  从档案工作的发展历史来看,在相当长的时间内档案工作与文书工作是不分的,与图书资料工作也是不分的。建国后,我国档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来发展成为一个独立工作系统。
  
  1、文书档案管理工作一体化
  
  文书与档案管理一体化,是将目前机关中的文书处理和档案管理工作,整合为一个既统一又分工,既有联系又有区别的管理过程。文书工作与档案工作的分离存在的问题和消极影响:
  
  1)由于在日常机关工作中,人们大都只注重文件的现行目的和现行作用,使得文件在质量上出现了物质形态不统一、制成材料不合乎质量要求、信息记录要素不完整、归档范围内的材料不齐全等一系列问题;
  
  2)由于归档是文书工作和档案工作的结合部,归档工作质量的好坏从根本上决定着档案工作的质量;
  
  3)由于我国没有统一管理全国文书工作和档案工作的机构,文书工作和档案工作各自作为独立的系统理应由两组管理机构体系来分别承担。
  
  为了解决上述问题,理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合。
  
  从诱发动因的角度看,信息技术的广泛运用生成了大量电子文件,电子文件的数字化信息形态及其他特征,使文件信息的形成、处理和利用方式都会发生变化。
  
  运用新技术对文书与档案管理流程进行重组有重要意义:
  
  1)有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总体设计和通盘考虑,从而提高文件管理质量。
  
  2)可为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想。
  
  2、档案、图书、情报管理的一体化
  
  这是一个世界性的趋势。
  
  随着上述两个一体化趋势的进展,档案工作与文书工作、图书工作、情报工作将逐步实现分化基础上的新的整合。这种整合不是上述几项工作的简单合并,也不是回归早期的“三位一体”,而是要求档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透基础上实现综合管理,从而实现信息资源管理系统的功能放大。
  
  选:文书与档案管理一体化是将目前机关中的文书处理和档案处理工作整合为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。
  
  选:对面向社会的档案、图书、情报工作进行一体化的实体统一管理应持慎重态度。
  
  选:档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透基础上实现综合管理。
  
  6,28讲
  
  简:档案工作的智能化发展规律:
  
  档案工作的智能化发展规律突出表现在档案技术设备的变化上。
  
  1、运用电子计算机实现档案管理的自动化;
  
  2、运用计算机及其相关技术和现代通讯技术,实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化;
  
  3、档案缩微化与档案保护技术水平的提高;
  
  应特别注意的是,由于新技术运用带来的技术设备智能化发展,必将引起档案人员在档案工作中地位和作用的根本性变化,而且,也会给档案学基本理论的创新提出更多的要求,档案工作者需要进一步思考一系列的理论问题。
  
  1)对档案原始记录性提出新的界定标准。
  
  2)由于电子文件的证据性尚无有效保障,管理方法亦无定规,所以,机关即使是在无纸办公条件下完成了“文件”的办事职能,在转化为档案时也必须将其纸质化,“双套制”是摆在档案工作者面前的又一课题。
  
  3)来源原则重又成为档案学者关注的理论热点。
  
  4)档案管理工作中前端控制思想的提出。
  
  5)文件管理体制和档案部门的职能将可能发生变化。即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。
  
  论:档案工作发展与社会环境变化的互动性规律
  
  档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。与社会环境变化的互动性规律主要表现在:一方面,社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面,档案工作在参与社会事务的过程中,也对社会环境变动作出贡献。
  
  1、影响档案工作生存与发展的社会环境因素
  
  1)社会物质生产与档案工作
  
  ①社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求。
  
  ②物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件。
  
  2)社会经济政治制度与档案工作:
  
  ①社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质。
  
  ②社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则。
  
  3)科学文化事业与档案工作:
  
  ①科学文化的繁荣,使人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的档案信息需求,从而对档案工作提出了新的要求;
  
  ②科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及。
  
  ③科学文化事业的发展还能为档案工作提供新的管理理念和科学技术,促使档案工作日益科学化与现代化。
  
  4)社会档案意识与档案工作
  
  档案意识是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感程度。
  
  我国的社会档案意识存在的问题:
  
  1)重视档案的史料价值,忽视档案的决策参考价值。
  
  2)重视档案的凭证价值,忽视档案的情报价值。
  
  3)不少管理者将档案工作看做是一种单纯消耗性、辅助性和事务性工作,对档案工作缺少必要的投入。
  
  2、档案工作的公共关系
  
  为了给档案工作的发展营造一个良好的社会环境,档案部门和档案工作者也必须树立较强的社会意识,开展公共关系活动。这是由档案工作自身的诸多特点,特别是由档案工作效益的特点所决定的。
  
  1)档案行政管理机关的职能拓展需要良好的公共关系。
  
  2)档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系。
  
  3)机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系。
  
  4)新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象,开展公共关系建设。
  
  提高社会服务能力和水平,拓展职能,是档案工作公共关系的核心内容,是树立档案部门良好的,具有公众亲和力的社会形象的关键。
  
  档案部门开展公共关系活动的途径:
  
  1)充分利用档案工作系统内的专业报刊和系统外的大众传媒工具进行档案宣传活动;
  
  2)通过策划新闻事件制造公关时机扩大档案工作的影响;
  
  3)定期联系社会公众,协调各方面的关系;
  
  4)举办档案展览,宣传档案工作的效益等。
  
  简:我国的社会档案意识存在的问题:
  
  1、重视档案的史料价值,忽视档案的决策参考价值。
  
  2、重视档案的凭证价值,忽视档案的情报价值。
  
  3、不少管理者将档案工作看做是一种单纯消耗性、辅助性和事务性工作,对档案工作缺少必要的投入。
  
  简:档案工作的公共关系
  
  为了给档案工作的发展营造一个良好的社会环境,档案部门和档案工作者也必须树立较强的社会意识,开展公共关系活动。这是由档案工作自身的诸多特点,特别是由档案工作效益的特点所决定的。
  
  1.档案行政管理机关的职能拓展需要良好的公共关系。
  
  2.档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系。
  
  3.机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系。
  
  4.新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象,开展公共关系建设。
  
  提高社会服务能力和水平,拓展职能,是档案工作公共关系的核心内容,是树立档案部门良好的,具有公众亲和力的社会形象的关键。
  
  简:档案部门开展公共关系活动的途径:
  
  1、充分利用档案工作系统内的专业报刊和系统外的大众传媒工具进行档案宣传活动;
  
  2、通过策划新闻事件制造公关时机扩大档案工作的影响;
  
  3、定期联系社会公众,协调各方面的关系;
  
  4、举办档案展览,宣传档案工作的效益等。
  
  名:档案管理的社会化:档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。
  
  名:档案信息服务的社会化:档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下,最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息。
  
  简:档案信息服务社会化的主要表现:
  
  1、档案工作有明确的面向社会的宗旨,各项工作的展开都要有利于档案信息资源的开发利用;
  
  2、有便于社会利用的档案政策;
  
  3、有完善的服务手段和较高的服务水平。
  
  总之,伴随着社会进步和人们对档案信息这一经济与社会发展的资源要素在认识上的深化,社会对信息资源共享的要求将会更加强烈。档案工作者应适应档案工作社会化发展规律,坚定不移地把档案信息服务的社会化作为档案工作的发展方向。
  
  简:档案工作国际合作的基本形式:
  
  1、参加国际档案理事会组织的活动;
  
  2、国家间建立双边的档案工作合作关系;
  
  3、开展国际的档案学术交流活动。
  
  选:国际档案理事会50年8月成立,总部在巴黎。
  
  我国国家档案局80年参加国际档案理事会,是甲类会员之一。
  
  选:档案归还原主权国的国际进展:
  
  第一阶段:22年——54年,提出了战时不得侵占他国的档案遗产和战后必须归还给原主权国的法律依据。54年5月海牙会议通过了4个文件:
  
  《关于发生武装冲突时保护文件财产的政府间会议的最后报告》、
  
  《关于发生武装冲突时保护文化财产的公约》
  
  《关于发生武装冲突时保护文化财产公约的实施条例》
  
  《议定书》
  
  第二阶段:66年——78年,提出档案是属于文化财产的重要组成部分。
  
  制定了〈关于采取措施禁止并防止文化财产非法进出口和所有权非法转让公约〉
  
  第三阶段:80年——83年:成立了促进流失档案归还原主权国的国际组织。
  
  形成的文件有〈关于国家对国家财产、档案和债务继承的公约〉
  
  名:档案信息的数字化:利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段,将纸质文件、音像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
  
  简:档案信息数字化的原则:
  
  1、规范化:所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化,并尽可能采取通用标准;
  
  2、安全性:在数字化过程中要确保:
  
  1)档案原件的安全、
  
  2)数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、
  
  3)档案信息内容不泄密。
  
  3、效益性原则:档案信息的数字化工作面广量大,耗时耗财,要讲究效益。
  
  简:档案信息数字化的内容:
  
  有2个不同层次:
  
  1、档案目录信息的数字化,目标是建立档案目录数据库。关键是严格规范档案信息的著录标引并科学选定档案目录数据库结构;
  
  2、档案全文信息的数字化。
  
  选:档案信息数字化面临的主要问题:
  
  1、数字化的技术不成熟、不经济;
  
  2、数字化的对象问题;
  
  3、合作问题。
  
  名:档案网站:是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点,一般以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。
  
  简:档案网站的主要功能:
  
  1、服务功能。建网站的主要目的之一是向社会公众提供档案信息的查询服务,使档案用户借助于网络实现快速方便的档案信息查询,并通过网络完成档案信息的传输服务。
  
  2、宣传功能:可成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具。
  
  3、交流功能。
  
  简:档案网站的主要内容:
  
  档案网站为实现它的功能,主要提供的信息内容如下:
  
  1、档案工作信息。如国内外档案工作动态、政策与法规、教育与科研等方面的信息;
  
  2、档案机构信息。如档案馆室及其管理机构的基本职能、部门设置、例行服务、联系方法和发展规划等信息。
  
  3、档案资源信息。如馆藏数字化档案目录和档案全文信息,特色档案图片资料等。
  
  4、档案利用服务信息。如档案机构服务的对象、方式、内容、政策等。
  
  名:数字档案馆:利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。
  
  简:数字档案馆:
  
  利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。它不是一种物理存在的实体,只是利用网络技术,将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源,以网络化方式加以互相连接,提供及时利用,实现档案信息资源共享,实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从这一意义上看,数字档案馆不是一种具体的档案馆形态,而是一种无形的信息组织与利用环境。
  
  简:数字档案馆与现行实体档案馆的关系:
  
  1、现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础;
  
  2、数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求;
  
  3、数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。
  
  因此,数字档案馆与实体档案馆之间不是替代关系,而是相互依赖、相互促进的关系。没有实体馆,数字馆就失去了重要的信息源泉;没有数字馆提供的信息环境,实体馆不能突破原有的工作局限,无法实现更大范围内的档案信息服务。可见,数字馆的建设需以实体馆为基础,同时也为实体馆的进一步发展提供新的机遇。
  
  第七章档案法规与档案职业道德
  
  名:档案工作法律:简称档案法律,由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件,包括全国人大和全国人大常委会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范。其表现形式——《中华人民共和国档案法》及其他法律中的相关条文。
  
  简:档案法律的本质和特点:
  
  法律是国家和人民意志的集中表现,是整个社会均需严格遵守的基本行为规范之一。档案法律的特点:
  
  1、直接性。
  
  同其他非行业性的立法相比,档案法律在调整和规范人们的档案管理与信息开发利用等行为方面,具有直接性的特点。在解决和处理档案工作事务方面的问题、矛盾时,表现出较为明显的直接性特点。
  
  2、具体性。
  
  其内容,如档案法对国家管理档案的范围、公民保护档案、使用档案的权利和义务、档案的公布和利用行为,档案管理和利用中的违法行为处理等,都作了较其他法律更为具体的规定。
  
  3、综合性。
  
  要以档案法律所赋予的各种调整手段来从事档案事业的管理活动。
  
  简:档案法律与档案行政法规、行政规章的关系:
  
  档案法律是国家与人民意志在档案工作领域中的集中表现,是全国人大及其常委会依据国家宪法及立法程序制定的行为规范。与法规的主要区别:
  
  1、制定主体不同。法律——全国人大及其常委会;
  
  行政法规——国务院。
  
  2、法律有广泛的行为约束力,是国务院制定行政法规的重要依据,也是我们目前常见的档案行政法规的渊源。行政法规的制定与实施,均以法律为准绳。
  
  3、法律所调节的对象具有一般性和普遍性的特征;行政法规所调节的对象则具有一定的特定性和专指性特征。
  
  档案法律与档案行政法规的联系:
  
  1、它们的制定与实施的根本目的一致,都是为了有效地规范和调整档案事业建设与发展中的各种关系,以利于档案事业的正常工作秩序的建立与维护。
  
  2、它们又是互相影响、互相促进的关系。档案法律的问世,也使行政法规的科学合理制定有了坚实的法律依据,减少了行政法规制定方面的主观随意性。
  
  3、它们都应在宪法规定的框架范围内制定和实施,不能违背宪法规定的基本准则。
  
  档案法律与档案行政规章的区别与联系:
  
  行政规章是由国务院各部委、省自治区、直辖市及省、自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府,根据档案法律和档案行政法规所制定的规范性文件的总称。
  
  选:55年国务院批准国家档案局作为全国最高的档案行政机关。
  
  选:国家档案局79年开始准备《档案法》。
  
  选:〈档案法〉87年9月5日通过,88年1月1日实施。96年7月5日通过修改《档案法》的决定。
  
  选:修正后的档案法分6章31条。包括:
  
  1、总则;
  
  2、档案机构及其职责;
  
  3、档案的管理;
  
  4、档案的利用和公布;
  
  5、法律责任;
  
  6、附则。
  
  选:档案一般应自形成之日起满30年向社会开放。
  
  简:〈档案法〉的属性特征:
  
  1、社会性——这是所有国家立法的共性特征〈档案法〉不只是针对国家机关和档案部门的立法,而是针对整个国家和社会的立法。其社会性主要表现在法律的制定、法律的内容和实施等方面:
  
  1)它的制定具有广泛的社会基础。
  
  2)内容具有社会性。
  
  3)其施行具有社会性。
  
  各级国家机关、社会组织及公民都应把遵法、守法、开展法律监督,视为自身的法律义务。
  
  2、〈档案法〉具有一定的纲领性和创建性。
  
  96年修改后的档案法所作出的有关规定简明扼要、内容翔实,且富有创建性。这类规定为我国档案事业的发展确立了前进的目标,具有较强的创建性
  
  3,民主性特征
  
  档案法是在科学地总结了档案工作历史经验和理论成果的基础上创制出的,也是在改革开放的社会环境中创制出的。法律的这些规定是国家赋予广大公民的一种民主权利。每个自然人和法人只有认真地遵守档案法所规定的义务,才能使其民主权利得到法律的保障。
  
  4、强制性
  
  档案法是需要社会共同遵守的法律行为规范,是国家通过强制力来保证施行的。任何机关、组织或个人不得以任何名义妨碍或消极对待它的施行,更不得凭借各种理由削弱国家的档案工作组织或机构。其强制性表现在:
  
  1)保护国家档案;
  
  2)国家对属于集体或个人所有的具有国家和社会价值档案有优先购买权及在特殊情况下的强制收购权、征购权。
  
  3)对违反禁止性规范的行为人的处理与制裁方面。
  
  简:档案法的作用
  
  1、是建设和发展档案事业的法律保障;
  
  2、是进行我国档案法规体系建设的重要依据;
  
  3、是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段;
  
  4、是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具;
  
  5、是加强我国档案行政工作的法律依据。
  
  简:档案法的实施原则
  
  在社会实践活动中,贯彻执行档案法要坚持“以事实为依据,以法律为准绳,在法律面前一律平等”的基本原则。
  
  1、施行档案法要以事实为依据,以法律规定为准绳:
  
  以事实为依据:在贯彻执行档案法的过程中,对各种违纪、违法案件的处理,必须以客观的实际情况为根据。
  
  以法律为准绳:档案法的执行主体,必须严格按照档案法及国家有关法律的规定,处理和解决各种与档案、档案工作相关的案件。对案件的当事人,作出正确、合法的处理。
  
  2、必须坚持法律面前一律平等的原则
  
  任何单位和个人,法律面前一律平等。绝不允许任何部门、单位和个人无视或超越档案法或凌驾于国家档案法律之上。
  
  论:档案法的施行方式:
  
  法律的实施主要采取2种基本方式:法律的遵守和法律的适用。
  
  1、档案法律的遵守
  
  机关、组织和公民,要自觉地用档案法律来约束和规范自己的思想和行为。在实际工作中自觉地遵守档案法,增强法制观念,做到依法办事,依法治档。
  
  2、档案法律的适用
  
  由国家机关及其组织成员,使用档案法来解决各种相关的实际问题。在日常生活中,法律的适用常被称为“执法”。
  
  值得注意的是:档案法的执行,行为主体必须在国家法律限定的范围内,以法律和有关的行政法规为准绳,做到按程序办事。必须杜绝任何超越法定权限、滥用法律、违反法律程序的事件出现。
  
  除上述基本方式外,实施档案法的具体方法:
  
  1、依法制定旨在强化执法力度的档案管理行政处罚办法等法规性文件。
  
  2、加强与各有关方面的合作,争取社会的支持。
  
  3、加强宣传教育,增强社会档案意识。
  
  简:档案法的修改原则
  
  1、慎改:
  
  稳定性与确定性是法律的基本要求之一。修改档案法不能“大刀阔斧”地进行,不能指望修改后的档案法可以解决档案事业管理中的全部问题。对于现行档案法中能够肯定的内容要尽量肯定,对可改可不改的内容尽量不改,对于执法实践要求法律完善的内容尽量完善。慎改,是修改原则的核心思想。
  
  2、原则性与操作性统一的原则
  
  修改后的档案法应保持部门基本法的提纲挈领、原则性较强的特点,以体现档案法的权威地位,做到“疏而不漏”。并给行政法规的制定留下应有的空间。
  
  3、系统性
  
  在修改时要通盘考虑档案法与相应行政法规、行政规章的相互关系;注意档案法同其他法律、法规的协调配合关系。
  
  简:档案法的修改内容
  
  1、修改后的档案法对属于集体和个人所有的具有国家与社会价值的档案或应当保密的档案,除了规定“可以向国家档案馆寄存或者出卖”外,增加了“向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政部门批准”的新规定,较好地维护了集体和个人的合法权益:“严禁私自卖给外国人”改为“严禁卖给或者赠送给外国人”。
  
  2、增加的新规定:“国有企业事业单位资产转让时,转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定”。
  
  3、对法律责任的相关规定,较原法律条文更为明确,更具有实际效力。体现在:
  
  1)执法主体的明确;
  
  2)违法行为的明确;
  
  3)更明确规定了对“携运禁止出境的档案或者其复制件出境的”责任人的处罚问题。
  
  简:档案行政法规
  
  其含义主要有:
  
  1、档案行政法规必须是国务院制定或由其批准与公布的。其他任何单位与个人均无权制定与发布此类文件。
  
  2、它是一种具有普遍约束力的规范性文件,是针对档案事业中某一方面的行政管理工作制定的,而不是对档案工作中某一具体问题的处理意见。
  
  3、它是依据宪法和法律的有关规定制定的;它的内容必须符合法律精神,不能同法律条文相抵触。
  
  简:档案行政法规的类型主要有3种:
  
  1、对档案行政事务作出全面系统的规定的文件;
  
  2、对某一方面的档案行政工作作出部分规定的文件;
  
  3、对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件。
  
  简:档案行政法规的特殊性:
  
  1、它的制定必须符合档案和档案工作的特殊发展规律与特点,即凡是依据档案工作的实际存在和发展规律与特点而制定的档案行政法规,都会对其国家的档案事业的发展起到积极的规范作用。档案的管理必须强调有机体的思想,强调集中统一管理原则,强调全宗原则。任何档案行政法规的制定,都不能违背这些基本的思想和原则。
  
  2、它的制定要具有历史的继承性与发展性特点。
  
  继承性:相关的档案行政法规文件之间在内容方面的历史联系性。
  
  发展性:整个档案行政法规体系的内容应随着社会的发展、时代的进步而不断推陈出新,去粗取精。
  
  名:档案行政规章:包括由国家档案局依据档案法律、档案行政法规制定的有关规范性文件,同时也包括由省、自治区、直辖市及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府,根据档案法律、行政法规制定的档案工作规范性文件。它们是我国行政规章的一个有机的组成部分。
  
  简:档案行政规章的优势:
  
  1、它的制定程序比法律简便,只要不违背档案法及相关法律精神和规定,较易获得通过。
  
  2、它的内容具有专业性。对专业性问题的规定,优于档案工作法律。
  
  3、它的规定比档案工作法律的内容更加明确、具体。
  
  它与档案行政部门和其他政府行政部门所作的行政决定,也有明显的不同,行政决定是“一人一决定”、“一事一决定”,具有特指性,有时还会出现相同情况不同对待,不同情况相同对待的现象。
  
  名:职业道德:从事某职业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范。
  
  选:档案工作者的个体道德素质,由5方面构成:
  
  道德情感
  
  道德信念
  
  道德认识
  
  道德意志
  
  道德习惯
  
  选:档案职业道德的特点:
  
  1、鲜明的职业性;
  
  2、存在方式的具体性
  
  3、形成过程的连续性和继承性。
  
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  名:档案职业道德:档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中,应当遵守的基本行为准则。它是整个社会职业道德体系中的一个重要组成部分。
  
  简:档案工作者职业道德的主要内容:
  
  1、忠于职守,爱岗敬业;
  
  1)保护档案及相关资料的完整与安全,以确保其作为历史证据的可靠性。
  
  2)从历史、法律、职能、行政管理等角度,对档案文件、资料进行筛选、鉴定和保管,切实合理地运用来源原则,保持文件之间的历史联系。
  
  3)在进行文件的整理、保护和利用工作中,应当保护档案的证据作用。
  
  4)应当确保档案所含信息的连续性。
  
  5)档案工作者应当对他们从事的工作活动进行记录,并能对其工作进行辩护。
  
  2、遵纪守法,严守机密;
  
  3、博学求进,公正服务。
  
  名:道德修养:通常是指人们为实现一定的道德理想而对自己的品行进行锤炼和陶冶的功夫。有时也指经过长期努力所形成的道德情操。
  
  论:档案职业道德修养的基本范畴:
  
  1、档案职业道德理想和职业道德义务
  
  档案工作者的职业道德理想,应当是按照道德理想所体现的职业道德原则和道德规范的精神,在本职活动中所确立的档案工作者应当追求和向往的完美人格和完善的职业道德关系。
  
  档案职业道德义务:档案人员在职业工作活动中,在一定的道德观念、道德理想和道德责任感的支配下,应当自觉履行的档案工作职责。
  
  2、档案职业道德情感和职业道德行为
  
  陶冶档案职业道德情感,主要包括2项基本任务:
  
  1)形成和增强同档案职业道德认识相一致的道德情感;
  
  2)改变那种与应有的档案职业道德认识相抵触的道德情感。
  
  档案工作者只有注意加强自身的道德修养,才能在档案工作实践中表现出良好的职业道德行为。
  
  3、档案职业态度与职业良心
  
  档案职业态度也是职业道德修养的一个具体表现方面。在思想观念上,档案工作者要消除消极落后思想观念,确立积极向上的思想道德观念。
  
  档案职业良心是档案工作者自身职业道德修养的一种具体体现。档案工作者的职业道德信念、道德理想、道德原则等,在一定程度上,都对档案工作者的职业良心的形成具有决定性的影响作用。
  
  4、档案工作的职业荣誉和职业尊严
  
  我们提倡的档案职业荣誉是以集体主义和共产主义为原则的,即只有维护集体主义荣誉,才会有个人的荣誉。
  
  档案职业的社会尊严,通过全心全意地为档案用户提供满意的档案信息服务等具体行为逐步得到确立。
  
  第八章档案工作标准与标准化
  
  选:1901年英国成立了第一个全国性标准化机构,我国57年成立了国家标准局,58年颁布了第一批标准。国际标准化组织ISO47年成立。
  
  简:标准概念的基本含义:
  
  1、其工作对象必须是需要协调统一的事物,而且该事物要具有重复性、多样性的属性特征;
  
  2、它必须以较普遍的社会实践经验为基础,而不能以一时一地的局部经验为基础制订;
  
  3、它需要通过有关方面协调统一,以期达到先进、合理、客观可行;
  
  4、它需要经过社会公认的机构批准,并以特定形式发布,才能在一定工作领域内发挥作用;
  
  5、制订它的目的是为了获得最佳的经济与社会效益,建立最佳的工作秩序,保证有关工作沿着良性的发展轨道运行;
  
  6、它的制订必须依据《中华人民共和国标准化法》的有关规定来进行。
  
  名:档案工作标准:以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称;它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。
  
  简:档案工作标准的种类
  
  1、按性质分:管理标准和技术标准;
  
  2、按实际法定效力分:强制性标准和推荐性标准;
  
  3、按相关程度分:正式标准和参照标准;
  
  4、按适用范围分:国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准等。
  
  选:1、国际标准:经过国际上的权威性组织制订,在国际上得到普遍承认和通过的标准;
  
  2.区域性标准,也称国际区域性标准:
  
  3.专业标准,即行业标准。
  
  4.企业标准:在企业内部遵守的技术标准。
  
  简:档案工作标准的属性:
  
  1、标准的制订与审核或批准等工作程序,都有专门的规定;
  
  2、标准都有固定的代号;格式整齐划一;
  
  3、档案工作标准是从事文件管理和档案管理的共同依据,在一定条件下具有法律效力,并具有一定的行为约束力;
  
  4、档案工作标准的时效性较强,它是以某个历史阶段的档案工作实践水平为基础的。
  
  5、标准内容的相对专一性;
  
  6、标准依据其不同的种类和级别在不同的范围内贯彻执行,具有较强的可操作性;
  
  7、档案工作标准多数属于推荐性标准,各地各部门在采用标准的时候,具有更大的灵活性。
  
  选:档案工作标准的作用:
  
  1、协调作用;
  
  2、简化作用;
  
  3、统一与优选作用;
  
  …化:指过程
  
  名:标准化:在技术、经济、科学及管理等社会实践中,对重复性事物和概念通过制订、实施标准,达到统一,以获得最佳秩序和社会效益的过程。与标准的概念含义不同。
  
  简:标准化概念的含义:
  
  1、标准化工作的范围广泛,它涉及到技术、科学、管理等各个社会工作领域。
  
  2、标准化是一种特定的社会活动。
  
  3、制订标准往往具有十分现实的目的性。
  
  简:档案工作标准化的含义:
  
  1、档案工作标准化是一项工作活动过程。就其整体意义来说,它是一项智力性的系统工程。
  
  2、档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动,节约经费、提高效率、获得效益。
  
  3、档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。
  
  4、档案工作标准化是一种需要不断补充、完善所制订标准的工作活动过程。
  
  简:档案工作标准化的微观、宏观含义:
  
  微观含义:档案工作标准化就是通过制订标准和实施标准,对档案和档案管理实行统一、简化、协调和优选等有序化管理控制,以便获得最佳档案管理效益的活动。
  
  宏观含义:档案工作标准化是一项系统工程,它不仅包括:
  
  1、档案工作标准的制订、实施等项工作内容。
  
  2、还包括标准制订前的调查研究工作;
  
  3、标准的补充、完善、修订、废除等项管理与维护工作;
  
  4、标准化体系的设计;
  
  5、标准执行情况反馈信息的搜集与处理等项具体工作活动。
  
  选:档案工作标准化的形式:
  
  1、简化;
  
  2、统一化;
  
  3、系列化;
  
  4、通用化;
  
  5、典型化;
  
  6、格式化。
  
  简:制订档案工作标准的原则:
  
  1、统一性:在档案工作标准体系内,必须确保每一项标准的内容前后协调一致。
  
  2、优化:档案工作标准体系内的每项具体标准,其内容必须反映优化了的技术、工作程序与组织程序,必须高于具体的一般性的管理工作的操作内容,具有一定的技术与管理的先进性。
  
  3、适时性:档案工作标准体系的建设,必须依据档案工作实际发展的需要和客观的可能性,适时制订有关标准,体现出档案工作现代化建设的有序性。
  
  4、继承性:在进行档案工作标准体系建设过程中,有关方面必须注意使标准能在一定时空范围内保持相对的稳定性。
  
  选:档案工作标准的编制程序:
  
  1、标准的征求意见阶段;
  
  2、标准的送审阶段;
  
  3、标准的报批阶段。
  
  简:我国档案工作标准化的三个主要阶段:
  
  1、草创阶段:50年4月26日,中央办公厅的《关于统一文件纸形与格式的规定》是建国后第一份档案工作标准化文件。
  
  2、发展阶段:79年国家为加强我国的标准化工作,专门颁布了《中华人民共和国标准化管理条例》。
  
  3、法制化建设阶段:自从《档案法》颁布实施后,全国的档案工作标准化工作逐步纳入了法制化的轨道。
  
  选:91年国家档案局发布的《档案工作标准体系表》规定:“基础标准”包括5种:
  
  1、档案专业基本术语词汇;
  
  2、档案馆代码编制细则;
  
  3、档案种类划分标准;
  
  4、档案计量单位标准;
  
  5、档案统计工作标准。
  
  简:制订和颁布档案标准体系表的原则:
  
  1、必要性:从总体而言,应具有全行业的普遍指导意义,有利于提高档案工作的质量、效率。
  
  2、科学性和可行性:要符合档案工作的客观需要,在实践中能够实现。
  
  3、全面性:从客观现实而言,必须覆盖档案工作的主要领域。
  
  4、预见性:从长远发展而言,应留有余地,便于扩展、延伸。
  
  简:档案工作标准体系的纵观结构:
  
  1、档案工作基础标准
  
  1)档案专业基本术语标准
  
  不但应对档案管理领域的术语概念进行归纳整理和选优,而且应当结合文档一体化的发展趋势,适当注意对文件管理领域的基本词汇的整理和选优工作。
  
  2)档案馆代码编制标准
  
  用于规范我国各级各类档案馆的标准代码,是实现国家档案信息共享的重要基础性工作内容之一。
  
  3)档案种类划分标准
  
  用于规范人们实践中和学术研究中档案种类划分的基础标准。其制订与实施对于
  
  按照各种档案的特性,实现有针对性的科学管理;
  
  研究者揭示不同种类档案的产生和运动发展的特殊规律和特点;
  
  相关门类档案的业务技术标准体系的建立等项工作的进行,都具有积极的实践和理论意义。
  
  4)档案计量单位标准
  
  5)档案统计工作标准
  
  用于规范各级档案部门和各有关单位的档案统计工作依法进行的一种基础性档案工作标准。
  
  2、档案工作业务技术标准
  
  1)档案收集标准:包括:案卷、“件”的质量标准、文件归档标准(包括电子文件的物理归档标准和逻辑归档标准)、
  
  档案馆接收档案标准、
  
  档案馆收集相关文献标准等。
  
  2)档案整理标准:
  
  全宗划分规范、
  
  档案实体分类标准;
  
  档案实体编号标准;
  
  各种类型各种门类的档案整理规范(如照片、会计、声像、归档电子文件等整理规范)
  
  文书档案案卷格式;
  
  科学技术档案案卷构成的一般要求等。
  
  3)档案编目与检索标准
  
  档案著录标引规则;
  
  档案检索信息分类标准(如《中国档案分类法》等);
  
  档案分类标引规则;
  
  档案主题标引规则;
  
  档案主题词表等。
  
  4)档案统计标准
  
  档案统计工作程序规范;档案工作基本情况统计标准;以及相关的档案登记工作形式标准等。
  
  5)档案鉴定标准
  
  国家档案鉴定标准;
  
  同系统档案鉴定标准;
  
  同类型单位档案鉴定标准;
  
  专门档案鉴定标准;
  
  各机关单位档案鉴定标准等。
  
  6)档案保管与保护标准。
  
  3、与档案工作标准相关的标准
  
  主要指与档案工作关系密切,但又不完全属于档案管理领域的有关:
  
  国际标准、
  
  国家标准、
  
  行业标准、
  
  企业标准等。
  
  简:档案工作标准实施的指导思想:
  
  要有正确的思想作指导,还需确立良好的群体意识来保证其顺利推行:
  
  1、坚持全面、系统的指导思想。在某些情况下,应当注意一些档案工作标准的相互关系,使它们协调配合地得到贯彻执行。
  
  2、档案工作标准要依靠有关方面的努力,才能顺利实施。在实际工作中,应十分注意提高人们的标准化意识水平,确立良好的社会群体意识。在实施过程中,还应当定期组织对有关新、旧标准的科学性、合理性的讨论与研究工作,以研促建,不断提高我国档案工作标准的制订水平。
  

本文转载链接:“档案学概论”听课笔记(4-8章)

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