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档案管理专业“科技档案”听课笔记(3)

2005-06-09 00:00  北京自考热线·youyou0615 【 】【我要纠错
    三、简答题:
  
  1简述科技档案定义的基本含义?
  
  科技档案的定义是科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件。
  
  (1)定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质,规定了科技档案同其他档案在性质上的区别。科技档案是在科技、生产活动中产生的,是一种科技信息及其载体。
  
  (2)定义明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录,规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。科技档案是人们认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。科技资料则是为了科技、生产活动参考的需要而交流、购买来的间接性的材料。
  
  (3)定义明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件,规定了科技档案同一般科技文件的区别。科技档案是履行了相关手续,集中保管起来的科技文件。
  
  2简述科技档案的专业性特点及其对科技档案管理的影响作用?
  
  专业性是科技档案最突出的特点之一。(T)
  
  (1)它的专业性特点,集中表现在形成领域和内容性质两个方面。
  
  1)它产生的领域具有鲜明的专业性特点。任何一项科技、生产活动都是在一定的专业范围内进行的,科技档案作为这种活动的记录,都形成于特定的专业领域。
  
  2)科技档案的内容性质具有鲜明的专业性特征。
  
  (2)专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。如:科技档案工作管理体制的确立,科技专业档案馆的组建,科技档案的整理分类等,都是建立在这一特点的基础之上的。
  
  3简述科技档案类型的多样性特点及其对科档工作的要求?
  
  (1)科技档案是一切档案中,类型最为丰富多样的一种。这是由它所记载的社会活动的内容和方式决定的。
  
  (2)这一特点,为科技档案的科学管理提出了许多特殊的要求,如科技档案的各项具体管理环节,都必须根据这种特点,采取相应的措施,以保证实现对科技档案的科学管理和有效利用。
  
  4简述工程档案的基本内容(构成)?
  
  (1)项目前期准备文件;
  
  (2)工程设计文件;
  
  (3)工程竣工文件;
  
  (4)工程使用、管理、维护、改建、扩建中形成的文件。
  
  5简述设备档案的种类及其基本特点?
  
  (1)设备档案从来源看有两种:一种是自制设备的档案,另一种是外购设备的档案。
  
  (2)设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的,即以型号成套。
  
  6简述科研档案的基本特点及其内容(构成)?
  
  (1)科研档案的基本特点之一是以课题成套。一个课题的档案材料,是有机联系的整体。
  
  (2)内容(构成)包括:研究准备工作文件、研究试验文件、成果总结鉴定文件、成果奖励申报文件、成果推广应用文件、其他有关文件。
  
  7简述科技档案的功能?
  
  (1)科技档案具有知识储备和依据凭证功能。
  
  (2)科技档案具有情报功能,是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。
  
  (3)科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。
  
  8简述科技档案为什么具有提高经济效益的功能?
  
  (1)复用科技档案,能节约设计工时,提高经济效益。
  
  (2)发挥科技档案的依据凭证作用,可取得经济效益。
  
  (3)利用科技档案进行科技交流,能避免重复劳动,取得社会效益。
  
  (4)管好用好科技档案,是发展内含扩大再生产、提高经济效益的重要条件。
  
  5)充分发挥科技档案的作用,可以为社会创造价值、增加财富。
  
  9简述科技档案工作的基本任务?
  
  科技档案工作的基本任务:在科技档案工作基本原则指导下,建立,健全科技档案工作的法规制度,科学地管理科技档案,积极开发科技档案信息资源,及时、有效地提供科技档案,为党和国家的各项事业服务。
  
  10简述科技档案工作的性质?
  
  (1)科技档案工作的专业性。
  
  (2)科技档案工作的管理性。它是科技管理工作的组成部分,是基础性科技管理工作。
  
  (3)科技档案工作的服务性。服务性是对科技档案工作内容和方式的本质概括。
  
  (4)科技档案工作还具有机要性。
  
  11简述科技档案工作的专业性的主要表现?
  
  (1)科技档案工作的专业性。科技档案工作有自己独立的物质对象──科技档案。
  
  (2)它有特定的工作内容和专门的工作方法。它包括从检查、协助科技文件工作开始到进行科技档案收集保管利用等一系列业务内容,并按照科技档案形成规律和特点,形成了一套专门的工作方法。
  
  (3)科技档案工作有比较完整的专业理论知识体系。
  
  12简述我国科技档案工作的基本原则的内容?
  
  (1)科技档案要按专业实行集中统一管理,这是该原则的核心,它规定了科技档案工作的组织原则与管理方式。
  
  (2)科技档案要完整、准确、系统、安全。这是对科技档案的质量和管理的要求。
  
  1)“科技档案的完整”,要求科技档案要齐全成套。
  
  2)“科技档案的准确”,要求科技档案必须是真实的历史记录,与它所反映的科技对象相一致。
  
  3)“科技档案的安全”,要求保证科技档案实体的安全和信息的安全。
  
  4)“科技档案的系统”,要求保持科技档案之间的有机联系。(X、T)
  
  (3)要实现科技档案的有效利用,能否有效地发挥科技档案的作用,是衡量和检验科技档案工作的重要标志。
  
  13简述我国科技档案事业的管理体制?
  
  管理体制是:在国家档案局的掌管下,按专业实行统一管理,各级档案行政管理部门与专业主管机关密切配合,实行分级管理和属地管理相结合的管理体制。
  
  按专业实行统一管理是科技档案事业管理体制的突出特点。(T、X)
  
  14简述我国科技档案事业的组织系统(或构成)?
  
  (1)科技档案资源管理系统。
  
  (2)科技档案事业管理系统。
  
  (3)科技档案教育和研究系统。
  
  15简述基层科技档案机构的任务?
  
  统一管理本单位的科技档案,维护其完整和安全,积极为本单位科技、生产工作服务,在保证企业利益的前提下,为社会利用服务。
  
  16简述建立科技专业档案馆的必要性?(或为什么要建立科技专业档案馆?)
  
  (1)适应现代化建设的需要,在更大范围内发挥科技档案的作用。
  
  (2)妥善保存科技档案精华,为发展国家、民族的科学技术事业服务。
  
  (3)形成专业科技档案信息中心和咨询中心,促进科技交流。
  
  17简述科技档案规划的内容(结构)?
  
  (1)规划目标。即根据国家经济建设和科技发展的需要,提出规划期内总的奋斗目标和任务要求。
  
  (2)规划项目。是规划目标的具体化,是整规划的主体部分。
  
  (3)实现规划的步骤与措施。一般要将规划期划分为若干个阶段,分步骤落实规划。
  
  18简答科技档案标准化管理的内容?
  
  (1)制定科技档案标准化工作计划。
  
  (2)科技档案标准的制定。
  
  (3)科技档案标准的修订。
  
  (4)科技档案标准的贯彻执行。
  
  19简述科技档案的基础标准类型?(或种类)
  
  (1)名词术语标准。
  
  (2)科技文件标准。
  
  (3)专业符号标准。
  
  (4)案卷规格和质量标准。
  
  (5)库房、设备标准。
  
  (6)种类、计量单位标准等。
  
  20简述科技档案业务技术标准?(或管理标准的种类?)
  
  (1)业务建设标准,是针对科技档案管理工作制定的各项标准。包括归档标准、接收标准、整理标准、鉴定标准、保管标准、科技档案统计标准等。(记2个以上)
  
  (2)著录标引标准。
  
  (3)开发、利用标准。
  
  (4)现代化管理标准。主要是指应用现代科技现代技术装备管理科技档案的有关标准。
  
  21简述科技文件鉴别工作的主要内容?
  
  (1)归档文件完整性、准确性的鉴别。
  
  (2)文件属性的鉴别、科技文件保存价值和保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别。
  
  22简述组织案卷的方法?
  
  (1)按结构组织案卷。主要适用于产品和设备科技文件。
  
  (2)按子项或子课题组织案卷。适用于工程科技文件。
  
  (3)按工序或阶段组织案卷。
  
  (4)按专业组织案卷。
  
  (5)按问题组织案卷。
  
  (6)按名称或文件性质组织案卷。
  
  (7)按地区组织案卷。
  
  (8)按时间组织案卷。
  
  (9)按作者组织案卷等。
  
  23简述案卷编目的内容和要求?
  
  (1)编目内容:编页号,填制案卷内科技文件目录,填写备考表,填制案卷封面和脊背标签。
  
  (2)编目要求:
  
  1)要正确反映案卷系统整理成果,揭示其内容与成分,便于查找;
  
  2)能固定卷内科技文件的排列顺序;
  
  3)使用语言、符号要标准化、文字简明、字迹清楚。
  
  24简述制定科技文件归档制度的要求?
  
  (1)科技文件归档制度,必须符合本单位科技、生产活动和科技文件的实际。
  
  (2)科技文件归档制度,必须与本单位其他相关的科技管理制度协调一致。
  
  (3)有关规定应具体、明确,便于贯彻执行。
  
  (4)制定科技文件归档制度,要走群众路线。
  
  25简述我国科技档案收集工作的基本形式?(或主要形式)
  
  (1)典型形式:按照有关接收、归档制度,成套地接收科技档案,是科技档案部门收集工作的典型形式。
  
  (2)补充形式:是在典型接收的基础上,对与库藏内容有关的零散科技文件或其他有关的科技档案进行的再收集。
  
  科技档案收集的方法:
  
  1)接收;2)征集;3)征购或购买;4)代存;5)实测补制。
  
  26简述科技档案收集工作的意义?
  
  (1)收集工作标志着科技文件性质的变化与科技档案自身运动的一个新阶段。
  
  (2)收集工作是科技档案工作的基础,是丰富科技档案馆(室)藏的重要手段。
  
  (3)收集工作是贯彻科技档案工作基本原则的重要措施。
  
  27为什么说收集工作是科技档案工作的基础?(论述)
  
  (1)科技档案虽然是科技档案管理工作的物质对象,但是它并不是科技档案部门形成的,而是各单位在科技、生产活动中形成的,必须通过收集才能将它们集中到科技档案部门。
  
  (2)如果没有收集工作,科技档案部门就没有自己工作的物质对象,也就无从谈起科技档案的其他管理活动。因此,不论是对一个单位或是对整个国家来说,科技档案收集工作都是档案工作的基础。
  
  28简述接收归档与现场收集如何相结合进行?
  
  (1)基层科技档案部门的收集工作,主要是通过接收归档实现的。为保证科技档案的质量、还应深入形成科技文件的第一线,做好科技档案的收集工作。(2)在一般情况下,现场收集同接收归档相比处于辅助地位。但是,在归档制度不够健全,或执行不够严格的单位,现场收集仍处于重要地位。
  
  29简述科技档案分类方案的编制程序(方法)?
  
  (1)调查研究。要掌握科技档案分类规则、理论和技术,要研究分类对象及有关问题。
  
  (2)形成科技档案类目体系。要以科技档案的种类作为标准,是划分一级类目常用的方法。
  
  (3)给定类号。给每一个类目配上相应的符号。
  
  (4)制成文件或图表。
  
  (5)撰写编制说明。分类方案还须经过有关领导的审查批准才能实行。
  
  30简述科技档案分类的基本方法?
  
  (1)对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法。其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。
  
  (2)特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法。其典型的形式是专业分类法、时间分类法和地域分类法。
  
  31简述分类式科技档案号的作用?
  
  1)指导科技档案案卷排列,固定排架的位置;
  
  2)指示科技档案案卷在科技档案目录中的位置;
  
  3)反映科技档案的内容特征和分类层次,提供调卷的依据。
  
  32简述科技档案号的编注(编制)要求?
  
  1)科技档案号的结构要清楚;
  
  2)科技档案号代字的含义要明确;
  
  3)科技档案号的位置要醒目;一般应在封面的左上角和案卷脊背上同时标明。
  
  33简述科技档案鉴定工作的意义?
  
  1)它有昨于保护有价值的科技档案。
  
  2)它有利于保证科技档案的库藏质量。
  
  3)它有利于提高科技档案工作的效益。
  
  4)鉴定工作为科技档案计算机存储和缩微化创造了条件。
  
  5)它有利于缓和库房和设备的紧张状况。
  
  34影响简述科技档案的价值的因素?
  
  1)科技档案所属项目特征。
  
  2)科技档案所属项目的科技水平。
  
  3)科技档案所属项目投入产出情况。
  
  4)科技档案形成的时间。
  
  5)科技档案的形成者。
  
  6)科技档案的状况。
  
  35简述个人初步鉴定工作的内容?
  
  个人初步鉴定,即鉴定小组成员根据分工,直接审阅科技档案的内容,根据实际情况提出鉴定意见,并将其填写在科技档案鉴定卡片上。
  
  36简述科技档案价值鉴定工作中集体审查的内容?
  
  在个人初步鉴定的基础上,召开鉴定小组全体成员会议,听取每个鉴定人的说明,逐张审查鉴定卡片,进行综合平衡,形成集体的鉴定意见,由鉴定小组负责人将意见填入鉴定卡片。
  
  37简述科技档案鉴定后处理工作的内容?
  
  1)注销。4)调整排架。
  
  2)变更。5)组织鉴定工作卷。
  
  3)调整案卷。
  
  38简述科技档案排架的方法?
  
  (1)流水排架法。分为大流水排架和小流水排架。大流水排架,就是完全按照科技档案接收归档的先后顺序排列案卷的方法。小流水排架也叫分类流水排架,是指将科技档案进行初步分类以后,在各类内实行流水排架。
  
  (2)分类排架法。是在科技档案实体分类的基础上,按照科技档案的类别及项目内宗卷排列顺序排列案卷的方法。
  
  39简述科技档案统计工作的要求?
  
  1)要有明确的目的。就是要根据科技档案工作的实际需要安排统计工作。
  
  2)要有准确的数据。数据的准确性是科技档案统计工作的生命。
  
  3)要保持连续性。要保证统计数据的准确性,科技档案的统计工作就要持续地进行。
  
  4)要保证及时性。
  
  5)要加强分析研究。
  
  40简述科技档案统计指标体系的内容?
  
  1)机构、人员统计指标体系。
  
  2)科技专业档案馆馆藏数量指标体系。
  
  3)档案室库藏统计指标体系。
  
  4)科技专业档案馆利用情况统计指标体系。
  
  5)档案室利用情况统计指标体系。
  
  6)科技专业档案馆建设和设备购置统计指标体系。
  
  7)科技档案专业教育统计指标体系。
  
  8)其他相关项目统计指标体系。
  
  41简述科技档案库藏量统计的内容?
  
  1)收进数;2)移出数;3)封存数;4)销毁数;5)实存数等。
  
  42简述科技档案开发利用情况统计的内容?
  
  1)档案检索工具数;5)复制数;
  
  2)利用人次数和效率统计;6)咨询时数与人次;
  
  3)阅览数;7)套用率;
  
  4)借出数;8)编研成果数。
  
  43简述科技档案开发利用工作的基本内容?
  
  (1)建立和完善科技档案的检索系统。
  
  (2)开展科技档案编研工作。
  
  (3)采取多种方式,直接提供利用。
  
  (4)收集反馈信息,不断完善科技档案的管理、服务系统。
  
  44简述科研人员、工程技术人员和计划决策管理人员对科技档案利用需求的特点?
  
  ①科技人员:
  
  (1)对某个主题有关信息的需求,一般是相对稳定的,尤其欢迎有关的新的信息;
  
  (2)随着课题研究的深入进行,对有关信息的需求向专和深的方向发展;
  
  (3)更愿意亲自查阅与分析原始记录和原始数据;
  
  (4)在时间上,可以相对宽松一些。
  
  ②工程技术人员:
  
  (1)要求具有针对性强的信息材料。
  
  (2)对于专利文献和标准化材料比较注意。
  
  (3)在时间上要求紧迫、及时。
  
  ③计划决策管理人员:
  
  (1)要求综合性的信息,尤为重视政策性文件和分析论证材料;
  
  (2)希望用较少的时间了解更多的信息;
  
  (3)为了做出科学的计划决策,需要历史性的总结性的信息。
  
  46简述科技档案检索系统及其内容构成?
  
  (1)科技档案检索系统是由检索过程中涉及的各种因素构成的一个有机整体。
  
  (2)包括以下4个子系统:
  
  1)检索语言;
  
  2)著录标引规则;
  
  3)检索工具;
  
  4)检索设备。
  
  47简述编制《中国档案分类法》的原则?
  
  (1)它是遵循体系分类原则,根据档案的特殊性编制的档案分类标引的工具书。
  
  (2)它的编制原则是:以马列主义、毛泽东思想为指导,以国家机构和社会职能分工为基础,结合档案内容论述和反映的事物属性,确定具体的类目体系。
  
  48简述科技档案标引中主题分析的方法?
  
  (1)阅读题名或原文,寻找主题。
  
  (2)了解过去曾出现过的类似主题的标引情况,以保证主题分析的一致性。
  
  (3)在全面了解科技档案内容的基础上,选择和确定准备标引的主题概念。
  
  49简述科技档案检索工具的功能?(作用)
  
  (1)存储功能。科技档案检索工具实际上就是科技档案检索信息的存储器。
  
  (2)查找功能。利用者借助检索工具,可以查找相关科技档案。
  
  (3)传递和交流功能。
  
  (4)管理功能。馆藏性检索工具是科技档案管理活动的重要管理手段。
  
  50简述科技档案著录和标引的区别?
  
  (1)它们虽然从科技档案内容入手,但它们分析内容的范围不同。
  
  (2)它们的表达方式不同。著录对它所揭示内容特征和形式特征采用直录的方式。标引必须经过语言的转换,即用检索语言表达档案的主题内容。
  
  50简述科技档案编研(成品)的特征?
  
  它以科技档案为主要对象。这是科技档案编研区别于其他信息研究的主要标志。
  
  它的目的是满足客观需要。
  
  科技档案编研具有较强的研究性质。
  
  它提供了科技档案利用工作的高级形式。
  
  51为什么科技档案编研促进了企业文化建设?
  
  科技档案编研成果是企业文化建设的精神成果。继承了优秀的民族文化传统。编纂科技文献是保存珍贵科技史料的重要方式。促进了科技档案工作的发展。科技档案编研完善了科技档案工作的职能,科技档案编研强化了科技档案的业务建设。提高了科技档案工作的业务能力。
  
  52简述科技档案编研成品中说明和前言部分的内容?
  
  说明或前言的内容是:编辑目的、编辑内容和时间断限、编排体例、编辑者、编辑时间、编研中提出的问题,以及其他需要说明的问题。
  
  53简述科技档案编研工作的原则?
  
  (1)存真原则。是指科技档案编研工作要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点,保证编研素材的真实性和客观性。
  
  (2)适用原则。指科技档案编研成品必须适合科技生产、科技管理与社会其他工作的客观需要,具有先进性和实用性。
  
  (3)优化原则。即科技档案编研工作必须对科技档案材料进行比较和筛选,以保证科技档案编研成品的质量。
  
  (4)合法原则。必须遵守同研究、加工和公布科技档案信息的行为有关的法律和法规。
  
  54简述科技档案提供服务的方式?
  
  (1)阅览。是指开辟阅览室,供利用者查阅利用科技档案。
  
  (2)出借。是指科技档案部门按照一定的制度,将科技档案借给利用者使用。是提供服务的基本方式。
  
  (3)复制供应。是指以科技档案的各种复制本,为用户提供服务。
  
  (4)信息交流。
  
  (5)咨询服务。是指档案人员以科技档案信息为依据。为用户解答有关科技档案状况或有关科学技术内容的一种服务方式。
  
  55简述科技档案咨询服务及主要特征?
  
  咨询服务,是指档案人员以科技档案信息为依据,为用户解答有关科技档案状况或有关科学技术内容的一种服务方式。咨询服务特征如下:
  
  1)咨询服务是档案人员凭借自己所掌握的科技档案信息,直接为用户提供服务。直接性是咨询服务的一个典型的特征。
  
  2)咨询服务的另一个特征是它的协商性。一方面,档案人员可以通过讨论进一步地了解用户的需求特点和利用要求;另一方面,档案人员可以针对用户的需求进行信息利用方式和相关信息内容方面的指导和协助。
  

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