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企业档案管理听课笔记(6)

2005-06-09 00:00  北京自考热线·youyou0615 【 】【我要纠错
    第五章企业档案鉴定
  
  选:企业档案鉴定一般是指对企业档案真伪和企业档案价值的鉴定,经常性的业务工作是指后者。
  
  简:企业档案鉴定工作的内容?
  
  答:企业档案鉴定,是指企业档案部门依据一定的原则、方法和标准,科学地判断企业档案历史与现实的价值,确定其保管期限;并通过价值核查和质量检查,对失去保存价值,或者内容失真和不完整的企业档案,按照规定的手续进行处理的企业档案业务管理活动。包括对企业档案的价值鉴定和质量鉴别两个方面。
  
  选:企业档案鉴定工作包括档案的价值鉴定和质量鉴别2个方面。
  
  选:企业档案鉴定工作的2个阶段:
  
  1、保管期限的确定;
  
  2、保管期限的复查。
  
  简:保管期限的确定:
  
  答:确定保管期限,是鉴定工作的第一个过程。它是在文件归档前,由文件形成部门在企业档案部门的协助下,对企业文件进行的鉴定工作。这一鉴定工作主要解决三个问题:一是鉴别、核查归档材料的完整性和准确性;二是鉴定文件的保存价值,从而决定其取舍;三是确定归档保存文件的保管期限。文件阶段的鉴定,一方面补齐了归档材料的短缺,纠正了内容的差误,另一方面对文件进行了筛选,确定了保管期限,从而奠定企业档案的质量基础。
  
  简:对保管期限的复查:
  
  这是在文件转化为档案后进行的第二个阶段的鉴定。一般文件阶段的鉴定是一次性的,档案阶段的鉴定则是多次、定期进行的。任务包括:
  
  1、对超过保管期限的档案重新进行价值审查,失去保存价值者剔出销毁;
  
  2、对原保管期限划定不当的企业档案,重新进行价值鉴定,调整保管期限;
  
  3、审查档案的机密等级,根据实际情况解密或进行密级调整;
  
  4、核查其中科技档案的内容,鉴别其准确性和完整性,做好相应的更改、补充工作。
  
  保管期限的复查,通过对库藏档案进行筛选、调整和补充,进一步保证和提高了企业档案的质量。
  
  简:企业档案鉴定的意义
  
  1、是决定档案存亡的基本手段。
  
  2、是提高档案管理效益的科学措施。
  
  3、是提高档案质量的重要途径。
  
  选:企业档案价值鉴定的原则:
  
  1、整体性;
  
  2、全面性;
  
  3、历史性;
  
  4、动态性。
  
  简:鉴定工作的全面性原则:
  
  1、全面分析文件的各方面特征,从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案价值;
  
  2、全面把握被鉴定档案与其他档案的联系;
  
  3、全面预测用户对档案的利用需求。
  
  简:企业管理档案价值的鉴定标准:
  
  1、管理类文件:主要从其内容、来源、时间、名称、稿本、外形以及完整性和有效性等方面来分析。
  
  分析文件的内容:围绕其重要性、独特性和时效性三个方面进行。这是鉴定档案价值的基础。
  
  2、科技文件:其价值量是由6种重要的相关因素规定或制约的:
  
  1)技术因素。
  
  2)功能因素。
  
  3)时间因素。49年10月以前的一般不予销毁。
  
  4)典型因素;
  
  5)作者因素。
  
  6)名称因素。
  
  4、会计文件。会计档案的保管期限可分为永久、定期两种,会计文件主要包括:
  
  1)会计凭证:涉及外事和对私营履行的应当永久保存。其他一般情况下不需要永久保存,保管期限在15年之内基本上可以满足查找利用的需要。
  
  2)会计帐簿;一般不需永久保存。15-25年
  
  3)会计报表:年度(决算)报表永久保存。
  
  选:文件的完整性指档案全宗中文件的完整程度。有效性指文件在一定时间内具有法律和行政的效力。
  
  名:企业档案保管期限表:用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件,它是企业档案机构鉴定档案价值,确定档案保管期限的依据。
  
  选:企业档案保管期限表的类型:
  
  1、通用档案保管期限表。
  
  2、专门档案保管期限表。
  
  3、专业系统档案保管期限表。
  
  4、企业档案保管期限表。
  
  论:企业档案保管期限表的类型:
  
  1、通用档案保管期限表:由国家档案行政管理部门编制,供全国企业档案机构鉴定档案时通用的表。
  
  2、专门档案保管期限表:由国家档案行政管理部门会同有关主管部门编制,供鉴定专门档案时使用的表。
  
  3、专业系统档案保管期限表:由专业主管机关编制,供同一专业系统内企业单位鉴定档案价值时使用。
  
  4、企业档案保管期限表:各企业单位根据上述3种保管期限表,结合本单位科技、生产、经营等活动的实际情况制定的。
  
  简:企业档案保管期限表的4条编制要求:
  
  1、要符合本企业档案的实际情况,内容全面,针对性强。
  
  2、保管期限档次清楚,跨度适当。
  
  3、便于查用。
  
  4、与通用的、专门的、专业系统的档案保管期限表保持一致。
  
  简:企业档案保管期限表的修订的原因:
  
  答:企业档案保管期限表正式出台并执行一段时间后,一方面企业的科技、生产、经营等活动可能会有所变化或调整,另一方面人们对表中条款的内容和保管期限的认识也有可能会有所变化。所以,对其进行修改和完善是非常必要的。
  
  鉴定企业档案的保存价值是对其可能被利用程度的一种估计和预测,很难完全准确。
  
  简:企业档案从宽确定保管期限的弹性原则:
  
  答:可采取一些灵活的方法处理,保持一定的“弹性”。具体分5种情况:
  
  1、当鉴定人员对某一文件或案卷的保管期限划分没有很大把握时,应“从宽”处理。
  
  2、保存从宽,销毁从严;
  
  3、孤本从宽,复本从严;
  
  4、本企业文件从宽,外单位文件从严;
  
  5、介于相邻保管期限档次之间的则“就高不就低”。
  
  简:企业档案质量鉴别的方法:
  
  1、通过科技档案与有关目录之间的核对进行鉴别:
  
  1)要保证文件目录和档案目录的质量;
  
  2)要以目录为依据,逐项(套)、逐卷、逐张(件)地仔细鉴别科技档案的内容;
  
  3)对鉴别中发现的短缺材料,要了解其是否具有保存价值。
  
  2、通过科技档案材料之间的核对进行鉴别;
  
  3、通过科技档案内容与科技对象之间的核对进行鉴别。
  
  简:企业档案鉴定工作的制度的基本内容:
  
  1、制发企业档案鉴定的标准文件;
  
  2、企业档案鉴定工作的组织领导;
  
  3、销毁档案的批准和监销制度。
  
  第六章企业档案检索
  
  简:建立企业档案检索体系的必要性:
  
  1、为迅速准确地利用档案创造条件;
  
  2、促进档案信息交流;
  
  3、推动档案业务的规范化,促进企业档案工作的发展。
  
  简:企业档案检索体系的科学和实用相结合的要求:
  
  科学性的要求:
  
  1、研制检索语言时,充分考虑到企业档案及企业档案工作的实际,保证检索标识能准确表达企业各项活动的基本内容;
  
  2、著录标引应标准、规范,其标准化与否直接影响到检索的质量和效率;
  
  3、检索工具应合理、有效;
  
  实用性的要求:
  
  1、编制检索工具要注重实效;
  
  2、从实际出发配置检索设备。
  
  简:检索语言的构成:
  
  由3个基本要素构成:
  
  1、构成检索词汇要素单元的字符;
  
  2、表达基本概念,并作为复杂概念的组配单元的基本词汇;
  
  3、保证通过基本词汇的组配来表达复杂概念的语法和句法。
  
  简:检索语言的特点:
  
  以概念逻辑为基础,词汇与概念一一对应,一词一义,排除多词一义、一词多义和词义不符的情况,并能显示概念之间的相互关系,便于操作,可使标引和检索快捷、准确。
  
  名:主题词表:是主题语言的表现形式,是概括某一领域或某一学科,由语义相关、族性相关的规范词汇组成的词典。
  
  名:企业档案著录:在编制检索条目时,对企业档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
  
  简:著录、标引的区别:
  
  2者都是形成档案检索条目必须的步骤:
  
  1、著录和标引虽然都从档案内容入手,但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析,以选出需揭示的全部特征,并把它们反映出来;标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征,为用户提供查找的线索,所以只需分析档案的基本内容。
  
  2、表达方式不同。著录反它所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式,即用自然语言直接表述;标引则须语言的转换:用检索语言来表现档案的主题内容,这是2者最根本的区别。
  
  案卷目录:以企业档案案卷为单位,依据企业档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。
  
  选:4种基本的案卷目录:
  
  1、案卷总目录;
  
  2、案卷分类目录;
  
  3、底图目录;
  
  4、新型载体档案目录。
  
  第七章企业档案编研工作
  
  名:企业档案编研:以特定的题目为线索,通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组,形成各种二次、三次企业文献,从而满足企业各项实际需要的工作。
  
  简:企业档案编研的性质
  
  1、开发性
  
  档案编研属于信息再加工、再创造的一项工作内容。编研的开展,可根据实际需要,使相关的档案信息进一步系统化,实现档案信息由分散和原始的状态向集约化状态的转移。
  
  2、科学性
  
  编研是以信息和信息编辑为主要内容的,2者都有较强的科学性。
  
  1)对企业档案信息的研究;
  
  2)对所选材料进行编辑加工;
  
  “研究”与“编辑”是关于科学性统一体的两个侧面,离开了科学的研究就谈不上科学的编辑加工;离开了科学的编辑加工,就无法体现科学研究的最终成果。科学性贯穿于档案编研的始终。
  
  3、实用性
  
  企业档案编研不同于公共档案馆的编研工作,后者的主要目的在于公布档案,而企业档案编研一般都是针对企业的某项具体需要而开展的。因此,企业档案编研的任何一个选题,均应以现实利用需求为前提。
  
  4、条件性
  
  开展企业档案编研,要受到一系列条件因素的影响和制约。
  
  1)必须拥有特定的材料主体,即企业档案。
  
  2)企业档案部门在开展编研的过程中,必须明确自己对企业档案信息处置和公布的权限,严格遵守有关保密、知识产权、专利权、技术市场等的法律、法规。
  
  3)开展档案编研,要对编研人员的整体素质和编研工作技能进行有计划的培训,提高对档案信息的识别、加工能力和政策水平。
  
  4)必须将这一工作内容列入企业档案部门的工作计划。
  
  简:企业档案编研的意义
  
  1、开展档案编研,有助于企业信息流的良性循环
  
  信息流是企业生命线的重要组成部分,其运转状况直接影响到企业的生存与发展。
  
  2、有助于企业档案管理系统的改善和加强
  
  编研的开展须依赖于企业档案管理系统的基础和成果。这有助于企业档案管理系统的进一步完善。
  
  3、有助于促进企业文化建设
  
  编研不仅在企业物质文明建设中发挥重要作用,对精神文明建设也具有一定意义,主要体现在企业档案编研对企业文化建设的促进作用上。一方面为企业文化建设提供了依据和生动真实的教材,另一方面其本身也是企业文化建设的一种精神成果。
  
  4、有助于丰富我国档案编研的理论与实践。
  
  选:企业档案编研的要求:
  
  1、存真性要求;
  
  2、适用性要求;
  
  3、优化性要求;
  
  4、合法性要求。
  
  简:企业档案编研的要求:
  
  1、存真性要求:
  
  企业档案编研工作要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点,保证编研素材的真实性和客观性。
  
  2、适用性要求:
  
  企业档案编研成品必须适合企业各项活动的客观需要,具有较强的实用性。
  
  3、优化性要求:
  
  档案编研要对企业档案材料进行比较、筛选和精化,以保证编研成品的质量。
  
  4、合法性要求:
  
  编研必须遵守与处置、公布企业档案信息的行为相关的法律和法规,这是企业档案编研合法性要求的基本涵义。
  

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