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管理系统中计算机应用课堂笔记4

2005-06-10 00:00  自考365.COM社区 Joop 转贴 【 】【我要纠错
    第四章信息系统规划和可行性研究
  
  4.1信息系统规划概论
  
  4.1.1系统规划的目的
  
  对信息系统规划的目的,主要有如下几方面:
  
  1.保证信息系统开发符合企业总的战略目标,使系统能真正成为提高企业竞争力的有力工具。
  
  2.保证信息系统满足企业各部门对信息的需求。
  
  企业是由众多的部门所组成的复杂系统,各部门有自己的功能,部门之间通过信息流相互联系。
  
  3.为领导对系统开发决策提供依据。
  
  4.明确系统开发的优先顺序。
  
  4.1.2系统规划的主要内容
  
  一个企业的信息系统规划可划分为战略性规划和执行性规划两大部分。战略性规划是宏观指导性的长远规划,执行性规划是对战略性规划的具体化和细化。
  
  1.信息系统的战略性规划
  
  信息系统的战略性规划就是要在企业战略规划的指导下,考虑企业管理环境和信息技术对信息系统的影响,对企业内部的信息技术和信息资源开发工作进行合理安排,确定信息系统在组织中的地位以及结构关系,并制定出分阶段的发展目标、关键任务和主要内容。
  
  2.企业信息系统的执行性规划
  
  企业信息系统执行性规划又称为开发规划,是对战略性规划的具体落实,主要内容如下:
  
  (1)系统目标与范围的描述。首先要确定信息系统目标;确定系统界面,系统与外部的信息联系;系统的主要功能;系统与企业其他计算机的应用。
  
  (2)系统运行环境描述。它是说明系统运行在管理方面的基本要求与条件,包括管理思想及管理方法变革的设想、业务流程重组及组织机构的变化、职能调整的设想。
  
  (3)信息系统的硬件与系统软件配置。它是说明计算机和网络系统的配置要求,系统软件的配置要求。其目的是通过系统配置可以比较准确地估计出系统的总投资,有利于领导对是否开发信息系统进行决策。
  
  (4)系统开发计划。在计划中要确定系统开发策略(即系统开发的方式与方法),开发阶段的划分,开发的优先顺序及每阶段投入资源的预算,系统运行环境的形成与优化方案。
  
  4.1.3诺兰模型
  
  美国专家诺兰(R. L. Nolan)提出了在一个地区、一个行业乃至一个国家计算机应用发展的客观道路及规律,即所谓诺兰模型。诺兰模型六个阶段模型。
  
  1.初始阶段
  
  这个阶段人们对计算机还很不了解,引入少数的计算机主要起到宣传、启蒙的作用,人们对它的兴趣也只是由于新鲜,注重学习技术,不求实际的效益。
  
  2.普及阶段
  
  此时计算机技术开始普及,一些初期尝试的成功,使人们对计算机技术开始产生了实际的、基于自身工作需要的兴趣。这个阶段,计算机的作用主要还是用于学习和培训,真正用于管理的尚属少数。学习及普及是这一阶段的主要的工作。
  
  3.控制阶段
  
  此时投入使用的计算机应用系统逐渐多起来。然而由于缺乏全局考虑,各单项应用之间不协调,并未取得预期的效益。人们开始对计算机的使用进行规划与控制。
  
  4.集成阶段
  
  人们按照信息系统工程的方法,全面规划,切实地从管理的实际需要出发,进行信息系统的建设与改造。
  
  5.数据管理阶段
  
  信息管理提高到了一个新的以计算机为技术手段的水平上,计算机已经成为日常管理工作的不可缺少的工具,日常信息处理工作已经普遍由计算机来完成。计算机作为日常信息处理工具的作用开始发挥出来,投资开始见效。
  
  6.成熟阶段
  
  在日常数据已经进入计算机的条件下,人们进一步对这些数据加工整理,充分利用,从而使决策水平提高,优化管理,避免失误,真正发挥对各级决策的支持作用。这时,计算机的作用才充分发挥出来。
  
  4.2信息系统规划的主要方法
  
  4.2.1战略集合转移法
  
  战略集合转移法(Strategy Set Transformation,SST)是把组织的总战略看成一个信息集合,由使命、目标、战略和其他战略变量(如管理水平、环境约束)等组成。信息系统战略性规划过程,就是将企业的战略集转化为MIS的战略集的过程。
  
  该方法的第一步是识别和阐述企业的战略集,首先考察企业是否有写成文的战略计划,如果没有,就要去构造这个战略集。可以采用下述步骤:
  
  一是描绘出企业有关的各类人员的结构,如企业股东。供应商、顾客、管理者等不同集团。
  
  二是识别每种集团的目标。
  
  三是识别每种集团的使命及战略。
  
  第二步是将企业的战略集转化为MIS的战略集。MIS战略集应包括系统目标、约束及战略计划。在此基础上信息系统分析员可提出MIS执行计划。
  
  4.2.2关键成功要素法
  
  所谓的关键要素,就是关系到企业的生存与组织成功的重要因素,它们也是企业最需要得到的决策信息、是值得管理者重点关注的活动区域。关键要素是企业IT支持最先要解决的问题,也是投资最先予以保证、质量要求最高的环节。
  
  CSF分析包括四个步骤:
  
  一是了解企业及信息系统的战略目标。
  
  二是识别影响战略目标的所有成功要素。可以借助因果关系树等方法来辅助分析。
  
  三是确定关键要素。这需要对所有成功因素进行评价,判断它们对组织目标的影响力,找出影响力大的因素,可以采用层次分析法、特尔斐法、模糊综合评判法等来辅助分析。
  
  四是识别性能指标和标准。给出每个关键要素的性能指标和测量标准。
  
  4.2.3企业系统规划法
  
  企业系统规划法(Business System Planning,BSP)的基本出发点是:必须让企业的信息系统支持企业的目标,让信息系统战略表达出企业各个管理层次的需求,向整个企业提供一致性的信息,并且在组织机构和管理体制改变时保持工作能力。
  
  BSP方法实现的主要步骤有定义企业目标、定义企业过程、定义数据类、定义信息系统总体结构等。
  
  第一步是定义企业目标,要在企业各级管理部门中取得一致的看法,使企业的发展方向明确,使信息系统支持这些目标。
  
  第二步是要定义企业过程,这是因BSP方法的核心。所谓企业过程就是企业资源管理所需要的、逻辑上相关的一组决策和活动。企业过程演绎了企业目标的完成过程,又独立于具体的组织机构变化,是建立企业信息系统的基础。
  
  第三步是定义数据类,即认识这些过程所产生、控制和使用的数据,具体了解各种数据的内容、范围、可靠性等,认识数据的共享要求和数据政策,以及数据使用中的问题,使信息系统规划能够;满足数据资源管理的要求。
  
  第四步是定义信息系统总体结构,即对数据资源和信息流程进行合理组织的方案,具体包括识别出系统和各个子系统,以及它们所支持的企业过程,从而将企业目标转化成信息系统的目标。
  
  4.3系统规划的可行性研究
  
  系统规划的可行性研究的工作内容是进行初步调查,综合考察企业和环境状况,信息处理状况和问题,建立新系统的资源的状况,以及企业领导和管理人员对建立新系统的支持程度等情况。明确原系统存在的问题、新系统的目标与范围,对系统的执行性规划进行审定和可行性分析,初步评价解决问题的几种设想和方案,对是否有必要建立一个新的管理信息系统而提出建议。
  
  4.3.1初步调查
  
  初步调查是可行性分析的基础。可行性分析小组需调查的内容主要有以下几个方面:
  
  l.企业和环境概况
  
  它包括企业发展历史、发展目标和经营战略、规模、产品结构和水平、技术水平、经济实力、人员数量及结构、设备情况、组织机构、地理分布、客户特点及分布、国家对企业发展的有关政策、同行业发展情况、竞争对手情况、产品市场动态等。
  
  2.信息处理状况
  
  它主要指调查企业固定信息与流动信息量、信息处理的过程与能力、人员状况、技术条件(包括计算机应用情况)、工作效率等基本情况。在此基础上进一步了解现行系统存在哪些问题、哪些方面不能满足用户的需求、哪些是关键问题、用户的真实要求及为什么要采用新的计算机管理系统来代替现行系统、用户期望新系统应满足哪些要求等。
  
  3.开展系统开发的资源情况
  
  为建立新的计算机管理信息系统,企业可以或者准备投入的资金、物力、人力以及其来源的情况。
  
  4.企业领导和各职能部门负责人对系统目标和范围的看法,对系统开发工作的态度。
  
  4.3.2规划的可行性分析
  
  系统规划方案的可行性应从经济方面、技术方面、系统运行方面进行分析和评价。
  
  1.经济的可行性
  
  它主要是指进行系统的投资/效益分析。新系统的投资包括硬件、系统软件、辅助设备费、机房建设和环境设施、系统开发费、人员培训费、运行费(包括硬件、软件维护,计算机系统人员的工资,日常消耗物资的费用)等。系统的效益主要从改善决策、提高企业竞争力、加强计划和控制、快速处理信息、改善顾客服务、减少库存、提高生产效率等方面取得。将初步算出的新系统可能获得的年经济收益,与系统投资相比较,从而估算出投资效果系数和投资回收期。根据估算的直接经济效果和各种间接效益,评价新系统经济上的可行性。
  
  2.技术的可行性
  
  经过经济分析,在确定企业准备投资多少来达到系统的目标之后,再进行技术上的可行性分析。评价总体方案所提出的技术条件如计算机硬件、系统软件的配置、网络系统性能和数据库系统等,能否满足新系统目标的要求,并对达到新系统目标的技术难点和解决方法的可行性进行分析。此外,还应分析开发和维护系统的技术力量,不仅考虑技术人员的数量,更应考虑他们的经验和水平。
  
  3.系统运行的可行性
  
  系统的建立要考虑社会的、人为的因素影响;要考虑改革不适合新系统运行的管理体制和方法的可行性,实施各种有利于新系统运行建议的可行性、人员的适应性以及法律上的可行性(如保密、拷贝、转让的限制)等。此外,对新系统运行后将对各方面产生的影响也应加以分析。
  
  根据可行性分析结果,提出可行性研究报告,其主要内容包括:
  
  。现行系统概况,包括企业目标、规模、组织结构、人员、设备、效益等。
  
  。现行信息系统存在的主要问题和主要信息需求。
  
  。拟建系统的规划方案。
  
  。经济可行性分析包括新系统的投资、运行费用、经济效益及社会效益。
  
  。技术可行性分析,包括对所提供技术的评估,分析使用规划中所提供的技术能否达到预期目标的可行性。
  
  。系统运行的可行性分析。分析新系统运行对管理思想、管理体制和方法变更的要求,实施各种有利于新系统运行的改革建议的可行性、人员的适应性。
  
  。结论。对可行性研究结果的简要总结。
  
  系统规划的可行性分析,以可行性分析报告的形式提交有关会议论证。会议除企业领导、企业各主要业务部门负责人、系统分析人员以外,还应邀请计算机应用方面的专家参加,充分讨论,提出下一步行动的建议或修改意见。结论可以是下列四种之一:
  
  (l)可以立即开始开发工作。
  
  (2)需要推迟到某些条件(如资金、技术、管理)具备后才能进行系统开发。
  
  (3)需要对目标进行某些修改后才能进行系统开发。
  
  (4)完全不可行,没有必要进行系统开发,终止工作。
  
  第五章系统分析
  
  系统分析的主要目的是对现行系统进行详细调查,以充分掌握现行系统全面和真实的情况,分析用户信息需求,在此基础上提出新系统的逻辑模型。
  
  系统分析阶段的主要活动有:现行系统的详细调查、用户需求分析和新系统逻辑模型的建立等。
  
  5.l现行系统详细调查
  
  现状调查是在所确定的系统范围之内,对现行系统进行详尽、深入的调查和分析,收集一切有关的事实、资料和数据,彻底掌握现行系统的工作状况,为下一步的需求分析和建立逻辑模型提供依据。
  
  现状调查的方法可以多种多样,如召开调查会、个别交谈、发查表收集书面意见、调查人员直接参加业务实践、请管理人员给组介绍情况、查阅企业的有关资料等。
  
  在现状调查及以后的系统分析工作中,将要用到一系列描述、分析现行管理系统和新的目标系统的工具(各种图、表和方法)。
  
  现状调查应“自顶向下”、由抽象到具体地进行,调查内容有企业组织结构和信息关联状况、系统业务流程、系统数据调查等几个方面。
  
  5.1.1企业组织结构与信息关联状况
  
  1.组织结构
  
  现状调查的第一步,就是要了解企业组织结构的现状及各组成部分之间的联系,并用组织结构图将它描绘出来。
  
  2.信息关联情况。
  
  在组织结构调查以后,接着应按照组织结构,进一步了解企业各管理层次、各管理职能部门和生产部门之间的信息联系,绘制出信息关联图。
  
  5.1.2系统的业务流程
  
  组织结构图和信息关联图描述了企业各组成部分及其信息之间的联系,是企业管理信息系统背景的综合性概述,比较粗略和抽象。
  
  1.调查应按照原系统的管理业务流程,一个环节一个环节地深入细致地进行。
  
  2.为了准确地表达原系统的业务处理流程和便于以后各工作阶段能有效地研究和使用这些调查成果,一般采用业务流程图作为描述原系统业务的工具。
  
  业务流程图是系统业务调查中使用得最普遍、最重要的工具。
  
  5.1.3系统的数据调查
  
  1.全面收集与业务有关的所有保存和传递数据的载体,包括各种原始凭证、票据、单据、台账
  
  对上述各种数据需要进行汇总、整理,为以后的数据分析和数据库设计打下基础。系统调查的数据汇总为三类:
  
  (1)输入数据。主要指输入系统进行处理的凭证、票据,或下级部门上报给本系统的报表。
  
  (2)存储数据。主要指各种台账、记录文件,是本系统实现计算机化后,需要存储的数据的主要内容。
  
  (3)输出数据。指由本系统将输入数据和存储数据进行加工处理,产生的各类报表和查询结果。它是计算机化以后系统输出和网络传输的主要内容。
  
  2.数据分布的估算
  
  在汇总的基础上按部门进行数据分布估算,分析企业数据量在不同业务部门的分布、数据来源、数据的时间分布,各业务部门数据处理的重点等。同时也可以用所列的数据存储量为基数,并充分考虑到系统发展的需要,估计新系统计算设备应提供的存储能力。
  
  5.2需求分析和系统逻辑模型的建立
  
  需求分析则是对原系统的功能和信息作进一步的分析和抽象,以确定新系统应满足的要求,即明确新系统应当“做什么”,从而完成新系统的逻辑设计。
  
  这个分析和抽象工作可分以下三步进行:
  
  5.2.1数据流程图的绘制
  
  数据流程图既是对原系统进行分析和抽象的工具,也是用以描述新系统逻辑模型的主要工具。它有两个特点:
  
  (1)具有概括性。
  
  (2)具有抽象性。
  
  由于数据流程图简明、清晰,不涉及技术细节,容易让用户理解,因此数据流程图是系统分析人员与用户进行交流的有效工具,也是系统设计的主要依据。
  
  1.数据流程图的符号
  
  在数据流程图中,采用四种符号。
  
  (1)外部实体。这是指不受所描述的系统控制,独立于该系统之外的部门、群体,或另一个信息系统。
  
  (2)处理功能。这是指对输入数据流进行加工、变换与输出数据流的逻辑处理过程。
  
  (3)数据存储。这是指逻辑上要求存储的数据,不考虑具体数据的存储介质和技术手段。
  
  (4)数据流。这是指与所描述系统数据处理功能有关的各类数据的载体,是各处理功能输入和输出的数据集合。
  
  数据流用一根箭线表示。
  
  2.顶层数据流程图
  
  数据流程图的绘制,采取自顶向下逐步求精的方法,即先把整个系统当做一个处理功能来看待,画出最粗略的数据流程图;然后逐层向下分析,分解为详细的低层次的数据流程图。
  
  (1)顶层数据流程图的一般形式。任何系统,无论多么复杂,顶层数据流程都可粗略地表达一种形式。若系统中具有全系统共享的数据存储,可表示在顶层数据流程图中,部分处理功能共享的数据可在低层次数据流程图中表达。
  
  (2)顶层数据流程图的绘制。先应根据系统可行性分析确定的范围和目标、用户的需求,划定系统的界面。界面内的,作为具体分析的系统;界面外的、与系统有数据联系的部门和事物,则视为外部实体。
  
  3.低层次数据流程图
  
  在顶层数据流程图的基础上,将处理功能(逻辑功能)逐步分解,可得到不同层次的数据流程图。
  
  用分层次的数据流程图来描述原系统,把系统看作一个统一的整体,进行综合的逻辑描述。首先要划定系统的边界,分析系统与外界的信息联系。
  
  4.扩展的数据流程图
  
  扩展的具体内容有两个方面:(1)应用计算机以后,可以增加许多原来手工处理难以完成的各种功能。(2)扩展是增加对各种例外情况和错误情况的处理。
  
  最终确定的数据流程图,是新系统的综合逻辑描述,着重反映系统的全貌。而逻辑模型的许多细节,如每个处理功能的要求,数据流和数据存储的具体内容、特征等,不可能在一套图中完全表示出来,因此还要进一步进行下面两步的分析工作,即数据分析和功能分析。
  
  5.2.2数据分析
  
  数据分析的任务,是将数据流程图中所出现的各组成部分的内容、特征用数据字典的形式做出明确的定义和说明。
  
  1.数据字典的作用和编写要求。
  
  数据字典是给数据流程图中每个成分以定义和说明的工具。数据字典的作用是对数据流程图中的各种成分,包括数据项、数据结构、数据流、数据存储、处理功能、外部项等的逻辑内容与特征予以详细说明。数据字典中有关系统的详细信息是以后系统设计、系统实施与维护的重要依据。
  
  2.数据字典的生成方法
  
  生成数据字典的方法有两种:由手工方式生成和由计算机辅助生成。手工编写的优点是具有较大灵活性与适应性,但手工编写效率低。编辑困难、容易出现疏漏和错误,对数据字典的检验、维护、查询、统计、分析都不方便。计算机辅助编写数据字典是将数据字典有关的数据输入计算机,存储在数据字典库中。计算机辅助生成的数据字典具有查询、维护、统计、分析等功能。
  
  数据字典中的条目有以下六种形式:
  
  (1)数据项。
  
  (2)数据结构。
  
  (3)数据流。
  
  (4)数据存储。
  
  (5)处理功能。
  
  (6)外部实体。
  
  5.2.3功能分析
  
  功能分析是对数据流程图中处理过程的功能作详细的说明。从逻辑上进行分析,处理功能可归纳为三类,即数据的输入和输出处理、算术运算、逻辑判断。常采用决策树、决策表及结构化语言等作为描述功能分析的工具。
  
  1.决策树
  
  决策树又称判定树,是一种呈树状的图形工具,适合于描述处理中具有多种策略,要根据若干条件的判定,确定所采用策略的情况。左端圆圈为树根表示决策结点;由决策结点引出的直线,形似树枝,称为条件技,每条树枝代表一个条件;中间的圆圈称为条件结点;右端的实心圆表示决策结果。决策树中条件结点以及每个结点所引出条件技的数量依具体问题而定。
  
  决策树的优点是清晰、直观;缺点是当条件多,而且互相组合时,不容易清楚地表达判断过程。
  
  2.决策表
  
  决策表又称判断表,是一种呈表格状的图形工具,适用于描述处理判断条件较多、各条件又相互组合、有多种决策方案的情况。决策表由四部分组成,
  
  3.结构化语言
  
  在自然语言的基础上发展了一种规范化的语言表达方式,它使用的词汇主要有三种:即祈使语句中明确的动词;数据字典和数据流程图中的名词;表示处理逻辑结构的保留字。
  
  用结构化语言任何处理逻辑都可以表达为顺序、选择判断、循环三种结构。
  
  (1)顺序结构中的祈使语句应包含一个动词及一个宾语,表示要进行的处理(包括输入、输出及运算等)。
  
  (2)判断结构有两种表示形式,可与判定树、判定表的表达方式相对应。
  
  (3)循环结构是指在条件成立时,重复执行某处理,直到条件不成立时为止。
  
  5.2.4数据/功能分析
  
  U/C矩阵是一张表格。它可以表数据/功能系统化分析的结果。它的左边第一列列出系统中各功能的名称,上面第一行列出系统中各数据类的名称。表中在各功能与数据类的交叉处,填写功能与数据类的关系。
  
  U/C矩阵的正确性,可由三方面来检验:
  
  (1)完备性检验。这是指每一个数据类必须有一个产生者(即“C”)和至少有一个使用者(即“U”);每个功能必须产生或者使用数据类。否则这个U/C矩阵是不完备的。
  
  (2)一致性检验。这是指每一个数据类仅有一个产生者,即在矩阵中每个数据类只有一个“C”。如果有多个产生者的情况出现,则会产生数据不一致的现象。
  
  (3)无冗余性检验。这是指每一行或每一列必须有“U”或“C”,即不允许有空行空列。若存在空行空列,则说明该功能或数据的划分是没有必要的、冗余的。
  
  将U/C矩阵进行整理,移动某些行或列,把字母“C”尽量靠近U/C矩阵的对角线,可得到C符号的适当排列。
  
  5.3系统分析报告
  
  系统分析阶段最后一项任务是编写系统方案说明书。它实际上是整个系统分析阶段的工作总结或成果,又是企业领导对系统进入设计阶段决策的依据,其主要内容包括:
  
  1.原系统的状况和问题
  
  2.新系统的目标
  
  3.新系统的逻辑设计
  
  4.有关新系统方案的比较
  

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