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企业档案管理听课笔记(2)

2005-06-09 00:00  自考365.COM·youyou0615 【 】【我要纠错
    第一章企业档案
  
  第一节企业档案的概念
  
  1.与企档相对应的档案门类或与企业档案概念同属于一个分类体系的档案包括:
  
  1)国家机关档案
  
  2)党派团体…
  
  3)事业单位…
  
  4)军队…
  
  5)名人…
  
  名:企业档案:在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。
  
  2.企业档案概念的涵义?
  
  答:把握4要点:
  
  1)企业档案是企业各项活动的历史记录。
  
  ①企档的形成范围是具体的,即在特定的企业活动范围内形成的。
  
  ②企档的内容构成是复杂的,这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。
  
  ③企档是企业活动的一种历史记录,这说明企档所反映的事物或活动已经完成或千一段落。
  
  2)企业档案是企业活动的直接记录。
  
  企档是在企业各项活动中直接形成的,还是事后回忆或事后编写的。这是企档区别于图书、报刊等其他企业文献形式的重要特点,也是企档之所以具有凭证、依据等法律证据作用的关键所在。
  
  3)企业档案是保存备查的企业活动的记录。
  
  转化3条件:
  
  ①具有保存价值的最基本的转化前提条件;
  
  ②履行归档手续;
  
  ③相对集中地管理。
  
  4)企业是各种文献载体形式的记录。
  
  企档不是某一种具体的企业活动记录形式的专称,而是对记载企业活动内容的各种文献载体形式的泛指,是一个总和性概念。
  
  选:转化成档案的3条件:
  
  1)具有保存价值是最基本的转化前提条件;
  
  2)履行归档手续;
  
  3)相对集中地管理。
  
  第二节企业档案的种类及其特点
  
  选:人们往往将现代企业划分为:
  
  1)制造业企业;
  
  2)农业企业;
  
  3)流通企业;
  
  4)金融…
  
  5)建筑安装…
  
  6)交通运输…
  
  7)邮电通讯…
  
  名:制造业企档:在以机器体系作为劳动手段,采掘自然物质资源和对工业品及农产品原料进行加工的各种企业中形成的档案。
  
  1.论:制造业企业档案的特点?
  
  制造业企业档案是指在以机器体系作为劳动手段,采掘自然物质资源和对工业品及农产品原料进行加工的各种企业中形成的档案。
  
  其档案的特点由企业的特点决定:
  
  1)由于制造业企业是以大规模地采用机器或机器体系进行各种产品的生产,因此,在制造业企业档案中,科技档案的数量和作用占有绝对的优势。
  
  2)由于劳动分工愈来愈精细,协作关系也愈来愈复杂和严密,因此,原本用于协调各种关系、明确各种职责的企业文件几乎绝大部分都必须转化成具有法律意义的企业档案,其对于维系企业的正常运行和保护企业的合法权益具有重要作用。
  
  3)随着生产社会化程度的不断提高,制造业企业与外部有着广泛和密切的联系,从而使制造业企业档案的成分更加复杂,企业档案的形成呈网状特点。
  
  ①大部分制造业企业既是新技术成果和新管理经验的创造者,又是这些新成果、新经验的最早使用者。因此,制造业企业档案具有典型意义,作用范围常常超出其形成的范围。
  
  选:农业企业档案的特点:
  
  1)分散性
  
  2)综合性
  
  3)情报性
  
  名:流通企档:在从事商品交换和劳务、信息服务等企业活动中形成的档案。
  
  2.简:商业企业档案的特点?
  
  商业企业档案的主要特点有3个:
  
  1)经营管理性档案是商业企业档案的主体。
  
  2)绝大部分商业企业都拥有一定规模的基建档案和设备档案。
  
  3)在商业企业档案的形成和管理中,时间性特征和项目性特征并存。
  
  名:服务企业档案:在利用一定的设施、工具、信息资源等为社会生产和生活提供劳务、信息服务的企业中形成的档案。
  
  名:金融企业档案:在专门经营货币和信用业务的企业中所形成的档案。
  
  3.金融企业档案的3特点:
  
  1)档案内容相对单一
  
  2)档案作用具有多功能性
  
  3)档案价值的特殊性
  
  名:交通运输企业档案:在利用运输工具从事运输生产或直接为运输生产服务的企业活动中形成的档案。
  
  4.简:交通运输企业档案的特点?
  
  交通运输企业档案的3特点:
  
  1)档案形成面广。
  
  2)基建与设备档案的数量较大。
  
  3)档案的作用具有双向性。
  
  名:邮电通讯企业:通过邮政和电信,传递信息、办理通信业务的企业,包括各级邮电总公司、邮电公司、电信公司、微波总站、线路总站、邮电总站、无线电话公司等。邮电通讯企业档案指在这些企业的活动中形成的档案。
  
  5.简:邮电通讯企业档案的特点?
  
  邮电通讯企业档案的主要特点有为:
  
  1)文件的日生产量较大,但绝大部分的保存价值却较小
  
  2)设备档案内容复杂而且存址分散
  
  3)相当一部分档案是由多个企业共同形成的
  
  4)档案的作用具有双向性,如发、收报。
  
  6.简:建筑安装企业档案的特点:
  
  建筑安装企业的活动有4个特点:
  
  1)生产的流动性;
  
  2)生产对象的单件性;
  
  3)生产周期的长期性;
  
  4)企业行为的法律制约性。
  
  其档案具有相应的特点:
  
  1)生产技术档案为主体且档案的形成时间较为分散;
  
  2)档案以工程项目成套;
  
  3)最终的生产成果档案即为产品所有者的竣工档案,成果档案具有双重性;
  
  4)由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长,合同类档案一般都具有长远的保存价值。
  
  7.论:企业档案的共性及其意义?
  
  由于行业特点和企业活动性质的不同,决定了不同种类的企业档案各有其特殊性,其特殊性对于企业档案的管理具有重要的规定作用。
  
  一般企业档案按所反映的企业活动的职能性质划分为五个基本类:
  
  管理类、
  
  业务类、
  
  财务类、
  
  人事类、
  
  用户类。
  
  1)管理类包括行政管理、物资管理、生活管理等企业活动内容;
  
  2)业务类一般视具体情况而定:
  
  ①生产型企业多为科技生产活动和经营活动等
  
  ②非生产型企业则专指以主要业务内容为中心的经营活动,主要
  
  档案为经营管理性档案3)财会类和人事类档案则在各类企业中都有形成
  
  4)用户类档案是由企业的服务性质决定产生的,也普遍存在于各种企业之中。
  
  以上企业档案的共性,为研究企业档案的一般性管理理论与管理方法提供了可能性。有利于各企业之间既要针对自身的档案特点开展管理工作,又要善于吸取其他企业档案管理的好经验、好方法,开展不同企业档案管理的业务交流,同时也为国家档案行政管理机关依法对企业档案工作进行监督管理,确定管理的深度和广度提供必要的依据来源。
  
  第三节企业档案的功能及其运动规律
  
  1.企业档案的4个功能:
  
  1)记录企业历史
  
  2)著录企业资产
  
  3)维系企业的正常运转
  
  4)保护企业的合法权益
  
  2.论:企业档案著录企业资产的功能?
  
  企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量,能为企业获得效益的经济资源,包括有形实物资产和无形知识、权利资产等两大类。
  
  企业档案与企业资产之间存在着一个基本的关系,即所有的企业资产都能够也必须著录在企业档案之中,企业档案是企业资产评估的必要媒介。其评估则只有通过核查企业档案的相关记录才能得以确认。企业档案这种著录企业资产的功能是其他任何企业资源所不能替代的。
  
  企业的正常运转是通过人流、物流和信息流这三种要素的动态组合来维系的。
  
  按照信息理论的说法,企业和各项活动是信源,企业的进一步活动是信宿,企业档案的保存,实质上就是企业信息传递的延迟。
  
  3.企业档案功能的运动变化规律主要为:
  
  1)企业档案功能范围的扩展律
  
  2)企业档案功能时效性的递减律
  
  3)企业档案功能发挥的权变律
  
  企档功能运动变化规律的存在,说明了企档功能的最大化是必须通过完整、准确地保存企档来实现的,这种保存是长期的甚至是永久的。
  
  简:企业档案功能范围的扩展律
  
  1)企档的功能由企业内部向企业外部扩展。现代企业制度下的企业是独立的法人实体,企业档案被视为是企业内部的信息资源,企业档案各项功能的发挥首先着眼于企业内部各项活动的利用需求及其满足。另一方面企档也记录了社会的经济发展史,从而实现了企业档案记录历史功能的最大范围扩展。
  
  2)企档的功能的单一性向多元性扩展。著录企业资产、维系企业的正常运转和保护企业的佥权益等其他企业档案功能则是由这个基本功能扩展出来的。一方面企业档案的功能可随着企业活动对档案不同需求的出现和企业对档案作用认识的不断深化而扩展;另一方面,同一种企档具有满足不同利用需求的可能性。
  
  简:企业档案功能时效性的递减律
  
  企档及时有效地满足企业的现实性需求即为企档功能的时效性。它的时效性也表明某些企档特定的时间范围内由于保存着与企业现实利益相关的内容而具有机密性。从企档的生命周期来看,企档功能的时效性随着时间的推移呈递减运动规律。
  
  简:企业档案功能发挥的权变律
  
  权变理论是现代管理学的一个基本理论,它指在管理活动中不存在一个适用于各种情况的固定模式,即任何管理模式均需要视具体情况而定。权变理论的动态性内涵恰好可以用来诠释企档功能发挥的不确定性。企档及其管理工作水平是影响企档功能改变的内在权变因素,其他则为外在权变因素。内在权变因素则决定着企档功能的能否发挥和怎样发挥。
  
  企业档案功能运动变化规律的存在说明了企业档案功能的最大化是必须通过完整、准确地保存企业档案来实现的,这种保存是长期的甚至是永久的。
  

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