所谓行政职能转变，是指为适应客观环境的变化需要，而对行政职能进行的转换、重组和优化，是对政府的行为方式及职能结构体系的调整。
第一，转变行政职能是建立和完善社会主义市场经济体制的必然要求。我国原有的行政职能基本上是在计划经济体制下逐步形成的，政府管了许多不该管、管不了、管不好的事，政府通过设立庞大的机构，直接干预企业微观的具体的经营管理活动和社会事务，把过多的社会责任和事务矛盾都集中在政府身上。随着我国经济体制改革的深入，特别是社会主义市场经济体制的建立和发展，市场在资源配置中的基础性作用明显增强。尽管改革开放以来，政府职能转变取得了一定的进步，政府对经济的调控手段逐步从过去的直接调控为主转变为间接调控为主，开始运用法律、法规、政策引导经济运行。但政府职能范围及职能方式仍然不能适应社会主义市场经济体制要求，如果行政职能转变不能取得实质性的进展，改革就难以深化，社会主义市场经济体制的建立既缺乏推动力量，其运行也缺乏配套设施及保障。
第二，转变行政职能是迎接经济全球化挑战的需要。所谓经济全球化，是指商品、服务、生产要素与信息跨国界流动的规模与形式不断增加，通过国际分工，在世界市场范围内提高资源配置效率，从而使各国经济相互依赖程度日益加深的趋势。我国加入世界贸易组织后，政府不仅面临着国内市场经济体制改革的压力，而且要应对全球化带来的挑战，如果政府应对不当，不仅不得其益，而且反得其害。政府必须改变工作内容和工作方式，按照统一的市场经济规则办事，加强对本国经济的宏观调控能力，妥善应对国际金融危机和经济危机，创新管理体制，确保本国经济安全和经济发展。因此，按照世界贸易组织规则要求，积极推进行政职能的转变，是迎接经济全球化的挑战的必然要求。
第三，转变行政职能是实现经济、社会和人的全面发展的需要。在现代社会，政府的作用问题越来越成为人们关注的焦点，因为一个国家或一个地区经济社会发展水平、发展方向，很大程度上是由政府决定的。我国政府长期以来一直扮演着十分重要的角色，政府在推动经济体制改革和现代化事业的发展方面起着十分重要的作用。在计划经济体制下，政府职能主要内容是经济管理，政府承担了大量微观的经营管理活动。改革开放以来，发展经济又成为各级政府的中心任务，政府的各项工作都围绕经济建设这一主题来开展，尽管政府职能进行了多次转变，但经济职能始终居于政府职能体系中的核心地位，社会文化事务的管理职能成为依附于经济职能上的点缀。这样畸形的职能结构很容易导致各级政府片面追求经济的高指标，忽视社会其他方面的发展，造成社会发展的不平衡。党的十六届三中全会提出，要坚持以人为本，实现经济社会和人的全面协调发展。显然，不转变现行的行政职能，不改变行政职能单一结构形态，就不可能实现以人为本的经济社会全面、协调、可持续的发展。
第四，转变行政职能是深化政治体制改革的需要。转变行政职能是政治体制和行政管理体制改革的重要内容。党的十一届三中全会之后，我国开始了政治体制改革的历程。从历史高度看，政治体制改革至少将贯穿整个社会主义初级阶段。政治体制改革的深化，要求行政职能做出相应的调整。我国政治体制改革的目标是建立社会主义民主政治，实现人民当家作主。人民能否当家作主，各项权利能否得到切实的保障，很大程度上体现于政府行政管理工作中。建设社会主义民主要求构建参与机制，尊重人民群众利益，扩大人民参与渠道，转变过去任意行政、粗暴行政的方法。我国传统政府职能带有很强的封闭性，片面强调政府对社会的控制，人民缺乏参与管理国家和社会事务的制度化渠道，易使人民主权落空。转变政府职能，实现民主行政、公开行政、依法行政，是政治体制改革的重要内容。
第五，行政职能转变是机构改革的动因和基础。行政机构是行政职能的载体，行政职能是行政机构设置的重要依据。构成行政职能的要素主要有职责范围和作用程度两项，它们受一个国家经济、政治、社会和文化环境的影响，环境发生了变化，其职责范围和作用程度也要发生变化，而行政机构则会在一定历史阶段保持自己的稳定性。于是随着行政职能的不断发展变化，政府机构与职能逐渐发生矛盾，这就必然要求进行机构改革，使作为载体的政府机构做出相应的调整和变化，否则就会导致政府职责的混乱和作用的削弱，政府就不能适应行政环境的需要。行政环境正是通过行政职能使行政机构感受到外界的压力。就行政职能与行政机构的关系而言，行政职能的变化构成行政机构改革的动因。
行政职能转变也是行政机构改革的基础。由于行政机构主要依据行政职能设置，只有分清职能和明确职能，才有可能对原有机构进行科学地调整和改革。政府职能转变的过程实际上就是政府某些方面职能的增加、恢复、转变和取消的过程。
实践证明，只有职能转变取得了实效，才能为机构编制的精简打下好的基础，机构改革才能达到预期的目的。